Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư (NĐ30), thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8-2-2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. NĐ30 ra đời nhằm kiện toàn công tác văn thư trong tình hình mới, góp phần rất lớn trong việc nâng cao văn hóa công sở trong các cơ quan nhà nước.    

Cán bộ văn thư thực hiện thao tác ký số vào văn bản. Ảnh: L.P

NĐ 30 có 7 chương, 38 điều và 6 phụ lục quy định cụ thể về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp. Nghị định ra đời cùng với các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan tạo nên cơ sở pháp lý hoàn thiện hơn về công tác văn thư trong yêu cầu phải ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quá trình tác nghiệp của hệ thống cơ quan nhà nước, cũng như các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội và doanh nghiệp.

Nghị định giải thích rõ một số khái niệm quan trọng: văn bản; văn bản chuyên ngành; văn bản hành chính; văn bản điện tử; văn bản đi; văn bản đến; bản gốc văn bản; bản chính văn bản giấy; các loại bản sao, hồ sơ, lập hồ sơ…, danh mục hồ sơ; hệ thống quản lý tài liệu điện tử (được ghi nhận tại Điều 3 của Nghị định). Trong đó, khái niệm về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan, tổ chức được giải thích rất rõ ràng. Văn bản điện tử được hiểu là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Văn bản điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện: được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy; chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật (theo Điều 5).

Bên cạnh đó, NĐ30 cũng đưa ra nguyên tắc về công tác văn thư “Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật”, nhằm tạo sự thống nhất trong việc trình bày về hình thức văn bản cũng như nội dung của văn bản. Theo yêu cầu, văn bản của cơ quan, tổ chức, phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật… Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”… phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật...

NĐ30 ra đời đã quy định thống nhất công tác văn thư, việc cần thiết là các ngành, các cấp, các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và cá nhân có liên quan cần quan tâm triển khai, thực hiện đúng theo quy định.

NGUYỄN DUY QUỐC