Năm 2013, tình hình kinh tế vẫn còn khó khăn, hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp (DN) không hiệu quả, làm thế nào để tiết giảm mọi chi phí mà hoạt động công ty vẫn duy trì là điều khiến không ít DN trăn trở. Đáp ứng nhu cầu này, đã có một số dịch vụ mới ra đời như: Dịch vụ văn phòng chia sẻ hay còn gọi văn phòng trọn gói… Ngoài ra, hiện nay việc chuyển trụ sở về nhà cũng được xem là giải pháp được nhiều DN lựa chọn nhằm giải quyết bài toán tiết kiệm chi phí, đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty tiếp tục duy trì…

Từ năm 2011 đến nay do ảnh hưởng khó khăn chung của nền kinh tế khiến nhiều DN hoạt động không hiệu quả. Để duy trì hoạt động kinh doanh nhiều DN đã linh hoạt trong cách điều hành, quản trị như: thu hẹp sản xuất, hạn chế chi tiêu, tiết giảm mọi chí phí… thậm chí cắt giảm nguồn nhân lực để đảm bảo duy trì hoạt động công ty. Vật lộn với tình hình kinh doanh ngày một khó khăn, các DN tìm mọi cách tiết giảm chi phí. DN lớn thì chuyển từ văn phòng to, đẹp ở vị trí trung tâm sang những nơi nhỏ hơn, chấp nhận xa trung tâm hơn để tiết kiệm. DN nhỏ rủ nhau thuê chung văn phòng thậm chí chuyển trụ sở về nhà! Đây cũng là một trong những nguyên nhân xuất hiện thêm các dịch vụ mới, chẳng hạn: Dịch vụ văn phòng chia sẻ (văn phòng "ảo") ra đời như một giải pháp giúp DN "dễ thở" hơn khi tiết kiệm được nhiều chi phí bởi những tiện ích từ dịch vụ này mang lại. Hiện nay, loại hình dịch vụ này đã và đang rất phổ biến tại TP Hồ Chí Minh, Hà Nội và cũng có tại TP Cần Thơ.

Thuê văn phòng chia sẻ giúp DN tiết giảm chi phí đến 80%, loại văn  phòng này đang được không ít DN lựa chọn trong giai đoạn kinh tế khó khăn. (Ảnh chụp tại văn phòng chia sẻ Dogo Office, chi nhánh Cần Thơ).

Ông Đinh Song Toàn, Quản lý dịch vụ văn phòng chia sẻ Dogo Office, Chi nhánh Cần Thơ, cho biết: Văn phòng chia sẻ là một sự kết hợp của truyền thông trực tiếp từ xa và các dịch vụ hỗ trợ cho phép người dùng giảm chi phí văn phòng truyền thống trong khi vận hành kinh doanh. Dịch vụ này có nhân viên lễ tân trả lời điện thoại cho DN, có phòng họp, phòng tiếp khách, và các trang thiết bị văn phòng để người thuê sử dụng khi cần. Điều khác biệt giữa văn phòng cho thuê truyền thống và văn phòng chia sẻ là DN cũng như tất cả các nhân viên của công ty không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở một nơi khác. Điều này giúp DN giảm đáng kể các chi phí chung như thuê văn phòng, thiết bị văn phòng và các chi phí từ các dịch vụ tiện ích khác… Chúng tôi đang chào thuê với mức giá 900.000 đồng/ tháng với thời gian thuê 6 tháng, nếu ký hợp đồng thuê 1 năm khách hàng sẽ được giảm 10%. Hiện nay có trên dưới khoảng 10 DN thuê hoạt động rất hiệu quả.

Theo các chủ đầu tư văn phòng chia sẻ, loại hình văn phòng này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức quản lý điều hành DN, giúp các đơn vị thuê giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch kinh doanh, giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác khách hàng… việc nhận bưu phẩm cũng như giao dịch với đối tác cũng dễ dàng. Ngoài ra, thủ tục thuê văn phòng chia sẻ rất đơn giản với việc thỏa thuận qua điện thoại, ký kết hợp đồng và gửi qua đường bưu điện với mức giá chào thuê rất mềm, có thể giúp DN tiết kiệm hơn 80% chi phí so với các dịch vụ văn phòng truyền thống.

Theo đại diện Công ty TNHH MTV Ứng dụng Công nghệ và Truyền thông Âu Lạc (TP HCM), công ty chọn dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ làm chi nhánh tại Hà Nội, Cần Thơ tiết kiệm được nhiều chi phí. Thay vì thuê một diện tích nhất định tại các cao ốc, văn phòng cho thuê với mức giá thuê trung bình từ 9USD – 11USD/m2/tháng. Bên cạnh đó, còn phải bỏ tiền đầu tư trang thiết bị máy móc như máy tính, máy in, máy lạnh, trang trí văn phòng… công ty thuê văn phòng chia sẻ chỉ với mức giá từ 900.000 đồng/ tháng với diện tích trên 130m2 bao gồm các chi phí bên lề phục vụ hoạt động kinh doanh như: lễ tân, vệ sinh kỹ thuật, trang thiết bị máy móc tiết kiệm rất nhiều chi phí có thể dùng đầu tư vào việc khác.

Theo nhiều DN tại TP Cần Thơ, trước đây làm ăn được, kinh doanh hiệu quả việc bỏ ra 10-20 triệu đồng thuê văn phòng mỗi tháng là chuyện bình thường. Từ năm 2012 đến nay kinh doanh khó khăn, bên cạnh việc tiết giảm chi phí, nhiều DN đã phải nghĩ đến giải pháp chuyển văn phòng về nhà để cắt giảm khoản tiền thuê văn phòng. Một DN chuyên về lĩnh vực tư vấn thiết kế kiến trúc xây dựng trên địa bàn quận Bình Thủy, chia sẻ: Việc văn phòng công ty chuyển về nhà khá chật chội và bất tiện nhưng để giảm chi phí hoạt động thì không còn cách nào khác. Mặc dù đã có nhiều giải pháp tháo gỡ khó khăn từ các chính sách của nhà nước nhưng xem ra tình hình kinh tế vẫn chưa có gì khởi sắc. Vì vậy, điều cần làm của DN là phải tự cứu mình bằng cách cắt giảm tối đa các chi phí. DN thu xếp văn phòng gọn hơn hoặc chuyển văn phòng về nhà là giải pháp tiết kiệm hiệu quả nhất.

Hiện nay, trên địa bàn TP Cần Thơ phân khúc cao ốc văn phòng cho thuê theo truyền thống cũng không ngừng phát triển. Song, vì hoạt động không hiệu quả nên DN không có nhu cầu mở rộng đầu tư sản xuất kinh doanh, nhiều DN vẫn không đủ sức thuê văn phòng tại các cao ốc văn phòng truyền thống. Nhận diện được tình hình này, nhiều DN mạnh dạn mở thêm những kênh hỗ trợ giúp DN tiết kiệm tối đa các chi phí vừa có thể giúp DN tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả sản xuất đồng thời hỗ trợ DN tiết kiệm chi phí vượt qua giai đoạn khó khăn…

Bài, ảnh: THU HOÀI