16/05/2019 - 07:17

Số hóa dữ liệu hộ tịch 

Từ ngày 1-1-2019, phần mềm hộ tịch điện tử được đưa vào vận hành ở tất cả các quận, huyện trên địa bàn thành phố, góp phần giảm áp lực cho cơ quan quản lý nhà nước về hộ tịch. Ngoài ra, cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên có thể kiểm tra, giám sát việc đăng ký hộ tịch của cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới, phát hiện, chấn chỉnh sai sót trong quá trình đăng ký hộ tịch.

Người dân thực hiện thủ tục hành chính tại UBND quận Bình Thủy.

Theo Sở Tư pháp TP Cần Thơ, việc quản lý sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố chủ yếu bằng phương pháp thủ công (lưu giữ sổ giấy). Mặc dù, việc lưu giữ cơ sở dữ liệu hộ tịch bằng giấy có ưu điểm là bảo quản được dữ liệu gốc, an ninh thông tin, nhưng khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch lưu trữ rất lớn. Hằng năm, cơ quan đăng ký hộ tịch phải mở rất nhiều loại sổ: Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử, Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi, Sổ đăng ký việc giám hộ… Ngoài ra, còn có hồ sơ, giấy tờ lưu cho từng loại việc đăng ký hộ tịch tương ứng (hồ sơ khai sinh phải có Giấy chứng sinh, Tờ khai đăng ký khai sinh; hồ sơ kết hôn phải có Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân). Mỗi sự kiện hộ tịch được ghi nhận trong một sổ riêng dẫn đến dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau, gây khó khăn trong kiểm soát thông tin về hộ tịch của từng cá nhân.

Bên cạnh đó, khả năng tra cứu, khai thác tình trạng hộ tịch phục vụ cho yêu cầu của người dân và của các cơ quan, tổ chức còn hạn chế, khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch, người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, rất khó khăn, phiền hà... Mặt khác, do không có công chức phụ trách công tác quản lý kho lưu trữ hộ tịch, Sở Tư pháp, quận, huyện, xã, phường, thị trấn phải cử công chức làm công tác hộ tịch kiêm nhiệm thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, trích lục các sự kiện hộ tịch. Khối lượng công việc rất lớn mà thời hạn giải quyết yêu cầu tra cứu, trích lục cho công dân, tổ chức là trong ngày làm việc, nên việc trích lục đôi khi gặp sai sót.

Từ những bất cập trên, có thể thấy, ứng dụng phần mềm hộ tịch điện tử sẽ tạo thuận lợi cho người dân cũng như cán bộ quản lý. Bà Nguyễn Thị Phương Thu, Trưởng Phòng Hộ tịch, Sở Tư pháp TP Cần Thơ, cho biết: Từ ngày 1-1-2019, phần mềm dữ liệu hộ tịch đã đưa vào vận hành đến tất cả các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố. Bước đầu, phần mềm đã phát huy hiệu quả khi đảm bảo yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ, không xảy ra lỗi khi vận hành; hệ thống báo cáo liên thông giữa các cấp, cập nhật kịp thời với quy định của pháp luật, giúp giảm tải công việc cho cán bộ chuyên môn, góp phần giải quyết nhanh gọn các thủ tục liên quan đến hộ tịch, giảm bớt chi phí về thời gian, góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính.

Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm hộ tịch điện tử sẽ tạo sự thống nhất quản lý tập trung Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trên toàn quốc, từ Trung ương đến địa phương. Từ đó, rút ngắn thời gian trong việc thu nhận dữ liệu từ các nguồn khác nhau, cải tiến tốc độ tổng hợp, xử lý số liệu,… Điều này rất có ý nghĩa trong quản lý nhà nước, bởi đây không chỉ là nguồn thông tin đầu vào cho các quyết định, chính sách phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của đất nước mà còn góp phần bảo đảm quyền con người, quyền cơ bản của công dân được quy định trong Hiến pháp. Theo bà Nguyễn Thị Phương Thu, hiện nay, phần mềm chỉ nhập những cơ sở dữ liệu hộ tịch được đăng ký từ ngày 1-1-2019. Những dữ liệu hộ tịch trước đó cũng cần được số hóa để tạo cơ sở dữ liệu thống nhất. Tuy nhiên, công tác chuyển đổi dữ liệu từ văn bản giấy sang văn bản điện tử sẽ mất nhiều thời gian và công sức do hầu hết Sổ hộ tịch từ những năm 1998 trở về trước đều cũ, rách. Một số địa phương không còn lưu trữ đầy đủ các Sổ hộ tịch liên quan đến nhân thân của 1 cá nhân nên việc cập nhật thông tin sẽ không đầy đủ.

Sở Tư pháp đã xây dựng Đề án Xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc trên địa bàn TP Cần Thơ và Đề án này đang chờ thông qua. Theo đề án, để thực hiện chuyển đổi dữ liệu, giai đoạn 2019-2022 các địa phương sẽ được trang bị, kết nối, vận hành phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử, từng bước cập nhật thông tin từ cơ sở dữ liệu giấy vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Việc triển khai Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ góp phần quan trọng trong xây dựng nguồn dữ liệu về dân số được đầy đủ, chính xác và hoàn thiện. Qua đó, tăng khả năng tiếp cận các dịch vụ bảo trợ xã hội như giáo dục, y tế cho người dân cũng như thúc đẩy thực hiện các chính sách phát triển của quốc gia, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.

Bài, ảnh: Hoàng Yến

Chia sẻ bài viết