Khi thực hiện một số thủ tục hành chính hoặc hoàn thiện hồ sơ, nhiều nơi vẫn yêu cầu cá nhân, tổ chức phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản, không chấp nhận bản sao không có chứng thực kèm bản chính để đối chiếu... Trước thực trạng này, UBND TP Cần Thơ đã ban hành Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 2-3-2020 chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, bản sao từ sổ gốc đối với giấy tờ, văn bản.

Người dân nghiên cứu thủ tục hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND phường Trung Nhứt.

Tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội và tạo nên áp lực quá tải cho công chức tư pháp cấp huyện, cấp xã trong thực hiện nhiệm vụ... Ông Nguyễn Thanh L., ở phường Trung Nhứt, quận Thốt Nốt, cho biết: “Trước đây, khi tôi nộp hồ sơ, giấy tờ có bản sao và bản gốc đi kèm để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu, xác nhận, nhưng nhiều đơn vị không chấp nhận mà yêu cầu phải photo có chứng thực thì văn bản mới đủ điều kiện pháp lý và mới tiếp nhận”.

Tại khoản 1 Điều 6, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác định tính chính xác của bản sao so với bản chính”. Chủ tịch UBND thành phố đã ban hành Chỉ thị số 03/CT-UBND yêu cầu giám đốc sở, thủ trưởng cơ quan, ban, ngành thành phố, chủ tịch UBND quận - huyện có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức, cá nhân trực thuộc khi tiếp nhận những hồ sơ có yêu cầu nộp bản sao các loại giấy tờ thì bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tự đối chiếu với bản chính để sử dụng. Không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, trừ trường hợp văn bản quy phạm pháp luật có quy định phải nộp bản sao có chứng thực.

  Chủ tịch UBND thành phố cũng yêu cầu Sở Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở đào tạo trong tiếp nhận hồ sơ nhập học, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy khai sinh và các loại giấy tờ khác; không được quy định thời hạn có giá trị của bản sao có chứng thực. Đồng thời, đề nghị Sở Lao động, Thương binh và Xã hội khuyến khích áp dụng Điều 6, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đối với các tổ chức sử dụng lao động ngoài công lập, nhằm giảm yêu cầu nộp bản sao có chứng thực khi tiếp nhận hồ sơ xin việc làm. Văn phòng UBND thành phố tăng cường kiểm tra việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước. Trường hợp phát hiện công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có yêu cầu nộp bản sao có chứng thực thì đề xuất xử lý nghiêm theo quy định...

Các địa phương đã nghiêm túc thực hiện Chỉ thị số 03/CT-UBND. Theo bà Bùi Thị Kim Chi, công chức Tư pháp - Hộ tịch của UBND phường Trung Nhứt, từ khi thực hiện Chỉ thị này, nhu cầu chứng thực bản sao đã giảm đáng kể. Trong thực hiện nhiệm vụ, công chức Tư pháp - Hộ tịch cũng đã tuyên truyền, phổ biến đến người dân, cơ quan, tổ chức, quy định pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan ... Ông Nguyễn Văn Phi vừa đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND phường Trung Nhứt để làm thủ tục hành chính, cho biết: “Trước đây, để thực hiện thủ tục hành chính nào đó, tôi thường chứng thực chứng minh nhân dân, hộ khẩu. Còn nay, tôi chỉ cần mang theo bản sao, bản chính để cán bộ đối chiếu. Như vậy, thuận lợi và tiết kiệm hơn. Tôi rất đồng tình với quy định này”.

Bài, ảnh: Chấn Hưng