Từ năm 2012, do quy định không rõ ràng về "giấy tờ, văn bản song ngữ" nên việc chứng thực loại văn bản này không được thực hiện thống nhất tại các địa phương. Để xử lý vấn đề này, ngày 19-11-2012, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 9277/BTP-HCTP, tạm thời hướng dẫn "Giấy tờ, văn bản song ngữ" là giấy tờ, văn bản được thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ, trong đó có một ngôn ngữ là tiếng Việt. Tuy nhiên, qua kiểm tra công tác chứng thực ở một số địa phương cho thấy, hầu hết các văn bằng, chứng chỉ chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp có xen thêm tiếng nước ngoài cũng được địa phương cho là giấy tờ, văn bản song ngữ. Vì vậy, khi người dân đến UBND cấp xã yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản này đều bị từ chối, nên phải tập trung đến Phòng Tư pháp, gây ra tình trạng quá tải cho các Phòng Tư pháp.

Để giảm áp lực công việc cho các Phòng Tư pháp và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc lựa chọn cơ quan thực hiện chứng thực, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực vừa có Công văn 3086/HTQTCT-CT đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp các tỉnh, thành có văn bản hướng dẫn, chỉ đạo Phòng Tư pháp, UBND cấp xã trên địa bàn để thống nhất cách hiểu về giấy tờ, văn bản song ngữ. Theo đó, những văn bằng, chứng chỉ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp có xen thêm tiếng nước ngoài mà không thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ (ví dụ: Bằng tốt nghiệp Đại học do các Trường Đại học của Việt Nam cấp) thì không được coi là giấy tờ, văn bản song ngữ. Khi có yêu cầu chứng thực bản sao, người dân có quyền lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc UBND cấp xã. Ông Trần Văn Lợi, ở xã Trung An, huyện Cờ Đỏ, cho biết: "Với quy định trên, người dân sẽ thuận lợi khi thực hiện các thủ tục chứng thực, đỡ tốn thời gian, chi phí đi lại".

Hiện tại, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực được giao chủ trì soạn thảo Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo quy định của dự thảo Nghị định thì "Giấy tờ, văn bản song ngữ" là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, trong đó thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ, một ngôn ngữ bằng tiếng Việt, một ngôn ngữ là tiếng nước ngoài, có đóng dấu của hai cơ quan đã cấp hoặc chứng nhận loại giấy tờ đó. Theo ông Nguyễn Công Khanh, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, trong khi Nghị định mới chưa được ban hành, đề nghị các địa phương tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực và hướng dẫn tại Công văn 9277/BTP-HCTP ngày 19-11-2012 của Bộ Tư pháp, để đảm bảo thuận lợi cho người dân và giảm tải cho các Phòng Tư pháp.

H.D