Nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý sinh viên, các cấp bộ Đoàn - Hội khối trường đại học, cao đẳng trên địa bàn TP Cần Thơ đã triển khai nhiều giải pháp ứng dụng công nghệ số. Nhiều ứng dụng, phần mềm tích hợp dữ liệu thông tin sinh viên, từ quá trình học tập, rèn luyện đến thành tích thi đua - khen thưởng, các hoạt động trực tuyến. Qua đó, góp phần đưa công tác quản lý hội viên, sinh viên ngày càng chuyên nghiệp, khoa học và hiện đại.

Hiện nay, Đoàn - HSV Trường Đại học Cần Thơ quản lý sinh viên qua hệ thống quản lý đào tạo và cổng thông tin điện tử.

Theo anh Lâm Văn Tân, Phó Chủ tịch Thường trực Hội Sinh viên (HSV) TP Cần Thơ, toàn thành phố có hơn 114.000 sinh viên, trong đó 64.000 hội viên đang sinh hoạt ở các cấp HSV tại 10 trường đại học, cao đẳng. Với số lượng lớn sinh viên như thế nên công tác quản lý, điều hành được các cấp HSV tận dụng mạng xã hội, thư điện tử hoặc các nền tảng trực tuyến để thực hiện chế độ báo cáo, trao đổi thông tin về công tác Hội và phong trào sinh viên.

Tiêu biểu như ở Trường Đại học Cần Thơ, có hơn 35.000 sinh viên. Vì vậy, việc ứng dụng nền tảng trực tuyến vào quản lý, điều hành là xu thế tất yếu. Anh Huỳnh Phúc Lộc, Phó Bí thư Đoàn, Chủ tịch HSV Trường, cho biết: “Từ năm 2012, việc quản lý đoàn viên, sinh viên được tích hợp vào hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến của trường tại trang web: www.ctu.edu.vn. Bên cạnh cung cấp chức năng đăng ký học phần, sinh viên còn được tự sắp xếp kế hoạch học tập, lưu trữ thông tin sinh viên và chức năng quản lý đoàn viên, hội viên”.

Tại trang web của Trường Đại học Cần Thơ còn có cổng thông tin thành phần của Đoàn - HSV trường (www.yu.ctu.edu.vn), trong đó các hồ sơ về sinh viên, như: lý lịch, thông tin sinh viên, các giấy khen, bằng khen… đều được lưu trữ điện tử. Anh Lộc chia sẻ, nếu như trước đây, việc đánh giá rèn luyện của sinh viên chủ yếu thực hiện thủ công, tốn nhiều giấy tờ, chưa kể để minh chứng có tham gia hoạt động ngoại khóa cần có giấy xác nhận, thì nay tất cả đều được lưu trữ trên mạng. Các cơ sở Đoàn - Hội trực thuộc dựa vào dữ liệu trực tuyến để hỗ trợ Trường đánh giá quá trình rèn luyện của sinh viên. Bản thân sinh viên cũng không cần mất thời gian thực hiện thủ tục minh chứng chấm điểm rèn luyện. Nhờ vậy, công tác thi đua - khen thưởng cũng được đánh giá công khai, khách quan và minh bạch. Các cơ sở Đoàn - Hội còn được cung cấp thư điện tử có dung lượng lưu trữ không giới hạn để phục vụ công tác lưu trữ điện tử. “Hiện HSV Trường đang xây dựng đề án để xây dựng mỗi liên chi hội sinh viên một trang thông tin điện tử để hiện đại hóa công tác quản lý, điều hành của HSV cấp cơ sở” - anh Lộc cho biết.

Tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Cần Thơ, việc quản lý sinh viên cũng được tối ưu hóa thông qua các ứng dụng số. Anh Huỳnh Cảnh Thanh Lam, Phó Trưởng Phòng Công tác sinh viên, Bí thư Đoàn trường, cho biết: “Từ năm 2017, Trường đã xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống quản lý công tác sinh viên. Ưu điểm của hệ thống là việc đánh giá quá trình rèn luyện, thi đua - khen thưởng được thực hiện trên phần mềm, giúp cán bộ phụ trách tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đơn giản hóa thủ tục cho sinh viên”. Theo anh Lam, với hơn 4.600 sinh viên, trong đó có học phần Công tác xã hội nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đánh giá quá trình rèn luyện của sinh viên chính xác và khách quan hơn.

Còn ở Trường Cao đẳng Cần Thơ, anh Phạm Văn Toàn, Bí thư Đoàn trường cho biết, Văn phòng Đoàn - HSV Trường thực hiện mô hình văn phòng điện tử. Theo đó, hầu hết các văn bản giữa các cấp bộ Đoàn - Hội đều thực hiện trên không gian mạng, hạn chế thấp nhất chi phí văn phòng phẩm, đồng thời hồ sơ lưu trữ cũng được xây dựng khoa học, dễ tra cứu hơn. Đặc biệt, trong bối cảnh dịch COVID-19 diễn biến phức tạp từ đầu năm đến nay, Đoàn Trường tận dụng các ứng dụng trên mạng để họp trực tuyến.

Có thể thấy, trước thách thức của dịch COVID-19, các cấp bộ Đoàn - HSV đã triển khai nhiều mô hình, giải pháp mới, sáng tạo trong công tác tập hợp hội viên, sinh viên. Đây cũng là mục tiêu hiện đại hóa công tác quản lý cán bộ, hội viên và phong trào sinh viên. Trung ương HSV Việt Nam cũng đã triển khai “Chatbot - cán bộ HSV Việt Nam” trên nền tảng ứng dụng Facebook Messenger. Đây là ứng dụng “Sổ tay cán bộ Hội trực tuyến” và tài liệu hỏi đáp công tác Hội trực tuyến, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Hội tại các cấp bộ Hội, ứng dụng văn phòng điện tử; triển khai hoạt động tình nguyện theo phương thức trực tuyến.

Nhiều chương trình hỗ trợ sinh viên trực tuyến cũng được triển khai hiệu quả, như: chương trình tình nguyện trực tuyến “Học tập linh hoạt - Kết nối tri thức”; “20.000 việc làm từ xa hỗ trợ sinh viên Việt Nam”. Các hoạt động tình nguyện có sự chuyển dịch từ trực tiếp sang trực tuyến, tạo sức lan tỏa trong cộng đồng. Từ những kết quả sơ bộ của việc chuyển đổi số trong quản lý đoàn viên, sinh viên đã và đang tạo chuyển biến tích cực trong triển khai phong trào sinh viên.

Bài, ảnh: QUỐC THÁI