Thực hiện chủ đề “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Ðiện lực Quốc gia Việt Nam” năm 2021, Công ty Ðiện lực TP Cần Thơ đã và đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện số hóa các dịch vụ về điện. Trong đó số hóa quy trình nghiệp vụ nội bộ được xem là một trong những nhiệm vụ quan trọng, vừa giúp đơn vị tiết kiệm chi phí và nhân lực, vừa gia tăng hiệu quả ứng dụng số, gắn với các yêu cầu phòng dịch COVID-19.

Nhân viên Công ty Điện lực TP Cần Thơ ứng dụng Digital office vào công tác quản trị văn phòng…

Ông Nguyễn Văn Quảng, Giám đốc Công ty Ðiện lực TP Cần Thơ, cho biết: Ứng dụng công nghệ thông tin để kết nối, trao đổi và xử lý công việc qua môi trường mạng không chỉ mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý, điều hành cho đơn vị, mà còn tạo bước đột phá trong công tác quản trị doanh nghiệp, đáp ứng xu thế chuyển đổi số. Hiện, Công ty đã hoàn thành việc triển khai hệ thống văn phòng điện tử; 100% lãnh đạo các cấp, chuyên viên được trang bị hệ thống làm việc từ xa và họp trực tuyến; 100% cán bộ công nhân viên có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng, giao dịch quản lý nội bộ; 100% văn bản được số hóa dưới dạng số liệu số; 80% quy trình nghiệp vụ hiện tại được số hóa và liên thông, riêng lĩnh vực văn phòng có đến 90% quy trình nghiệp vụ không sử dụng giấy tờ…

Một trong những công tác số hóa quy trình nghiệp nội bộ được Công ty Ðiện lực TP Cần Thơ chú trọng triển khai trong năm 2021 là việc ứng dụng chương trình Digital Office (giải pháp văn phòng điện tử không giấy tờ). Chị Nguyễn Thị Hồng Gấm, Phó Chánh Văn phòng Công ty Ðiện lực TP Cần Thơ, chia sẻ: Chương trình Digital Office được nâng cấp từ Eoffice, chuyển đổi từ hình thức văn phòng truyền thống sang hình thức trực tuyến. Theo đó, lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong nội bộ có thể xử lý, giải quyết công việc nhanh chóng qua môi trường mạng, giúp tiết giảm chi phí, gia tăng năng suất lao động. Ðặc biệt là rất thích hợp ứng dụng trong điều kiện dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện nay. Theo chị Gấm, trước đây, mỗi khi văn bản được soạn thảo xong, cán bộ văn phòng phải trực tiếp mang đi trình lãnh đạo duyệt, nhưng giờ đây, với ứng dụng Digital Office, nhân viên văn phòng hay các điện lực chỉ cần sử dụng thiết bị di động thông minh có kết nối internet là có thể chuyển tải file văn bản cần trình duyệt nhanh chóng đến các cấp lãnh đạo dễ dàng. Không chỉ vậy, ứng dụng Digital Office còn được cải tiến, nâng cấp không còn giới hạn phạm vi và không gian làm việc, từ đó, giúp cán bộ, công nhân viên có thể chuyển tải file văn bản tới các đơn vị trong nội bộ ngành điện, từ cấp công ty đến các công ty tổng hay Tập đoàn Ðiện lực Việt Nam nhanh chóng và dễ dàng.

Theo ông Nguyễn Văn Quảng, xác định được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số, nên Công ty tăng cường ứng dụng tối đa công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, như xử lý công văn, công việc từ xa trên phần mềm; tổ chức nhiều cuộc họp xử lý trở ngại các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai công trình bằng hình thức trực tuyến qua Zoom, Google Meet,... Ðồng thời, tích hợp công nghệ kỹ thuật số và mô hình quản trị phù hợp với quá trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành, nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động, đổi mới sáng tạo, tối ưu hóa chi phí. Hiện, Công ty đã ứng dụng Digital office với nền tảng công nghệ mới, đáp ứng đồng thời cho hàng trăm người sử dụng cùng lúc, tích hợp chữ ký số cho các cán bộ quản lý, chữ ký số nội bộ cho cán bộ công nhân viên, đáp ứng tối ưu cho quy trình nghiệp vụ nội bộ. Hiện Digital office còn cho phép trình ký, phát hành 100% văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến (trừ văn bản mật)... Theo đó, lãnh đạo cũng như tất cả cán bộ công nhân viên Công ty có thể xử lý, giải quyết công việc “mọi lúc, mọi nơi”, nhất là không làm gián đoạn công việc ngay cả trong thời điểm thành phố thực hiện giãn cách xã hội để phòng dịch COVID-19.

Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi hoạt động, nhất là ứng dụng Digital office vào quy trình nghiệp vụ nội bộ của Công ty Ðiện lực TP Cần Thơ đã đạt được với những con số hết sức ấn tượng. Tính hết đến tháng 11-2021, tỷ lệ văn bản đến điện tử trong ngành đạt trên 97% và văn bản điện tử đạt 90%; tỷ lệ lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử đạt 99%... Từ đó, không chỉ nâng cao hiệu quả số hóa quy trình nghiệp vụ nội bộ, mà còn nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng khách hàng đối với ngành điện.

Bài, ảnh: MỸ HOA