25/06/2020 - 05:31

Cải thiện giao tiếp nơi làm việc để phát triển doanh nghiệp 

Không có gì ngạc nhiên khi thấy rằng giao tiếp kém gây bất lợi cho tổ chức. Nhưng làm thế nào để cải thiện những điều bất lợi này? Có một loạt công nghệ có sẵn giúp mở đường liên lạc mà cá nhân hoặc tổ chức có thể đưa vào sử dụng ngay cho mình.

Sử dụng công nghệ, nhưng không phải tất cả công nghệ 

Đừng nhầm lẫn, công nghệ là một điều kỳ diệu, nhưng nó nên được lựa chọn và sử dụng. Thay vì có mạng nội bộ, mạng xã hội, không gian làm việc quản lý dự án, nhắn tin tức thời, phòng trò chuyện riêng, email, kênh video, v.v., để liên lạc nội bộ, hãy chọn giải pháp thuận tiện nhất cho mọi người. Bằng cách này, bạn có ít nguy cơ nhầm lẫn và giúp nhân viên sử dụng các công cụ có sẵn. Dưới đây là những công nghệ được khuyến khích sử dụng:

Workspace: Với khả năng kết nối thông qua tin nhắn tức thời và hội nghị video, cộng với khả năng chia sẻ và làm việc cùng nhau trên các tập trong thời gian thực, ứng dụng Workspace (của Microsoft) an toàn và hiệu quả có thể cung cấp cho tất cả nhân viên phương tiện cộng tác trong các dự án, nói chuyện với nhau, chia sẻ tài liệu và xây dựng mối quan hệ làm việc sẽ giúp bạn phát triển và thành công. 

Workflow & task management: Với phần mềm này (đăng ký Microsoft 365 để sử dụng), bạn có thể phát triển các kế hoạch dự án để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn hiểu được ưu tiên của họ là gì, những nhiệm vụ nào cần được hoàn thành, cung cấp cập nhật trạng thái và cho phép những người trong cùng một nhóm chia sẻ tập tin.

Email: Cách “truyền thống” này vẫn nên duy trì vận dụng. Đơn giản là vì không có cách nào tốt hơn để tiếp cận mọi người trong và ngoài tổ chức của bạn an toàn và tiện lợi như email. Chỉ cần chọn một ứng dụng email dựa trên đám mây, để bạn có quyền truy cập vào nội dung của mình từ bất kỳ thiết bị nào và bất cứ ở đâu.

Cách giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả được dạy trong các trường đại học và các khóa học bồi dưỡng điều hành, nhưng chúng có thể bị lãng quên khi bạn tốt nghiệp và lao vào “thế giới thực”. Mặc dù có nhiều mẹo để cải thiện giao tiếp, những cách tốt nhất thường đơn giản nhất, chẳng hạn như:

- Giữ thông điệp của bạn rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh xa biệt ngữ (ngôn từ khó hiểu). Mặc dù các đội của bạn có thể sẽ biết điều đó, biệt ngữ vẫn có thể cản trở sự hiểu biết. Trên thực tế, sử dụng biệt ngữ được coi là hình thức giao tiếp tồi tệ đến mức nhiều trường học dạy sinh viên kinh doanh của họ cách nói mà không cần nó.

- Giao tiếp với đội theo cách họ thích. Nếu dữ liệu của riêng bạn cho thấy nhân viên tương tác nhiều nhất với tin nhắn văn bản hoặc video được gửi qua email, hãy làm điều đó. Nếu khảo sát thấy nhóm của bạn thích các cuộc họp trực tiếp hoặc phát trực tiếp với các thông báo lớn, hãy sử dụng chúng. Xét cho cùng, giao tiếp nội bộ hiệu quả được đánh giá là yếu tố thành công then chốt tổ chức.

- Đối với các thông báo lớn, tin tức quan trọng của công ty, hãy làm theo mẫu kế hoạch truyền thông. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng thông điệp của bạn rõ ràng với các thông tin thích hợp. Ngoài ra, khi mẫu kế hoạch của bạn hoàn tất, hãy nhờ người bạn tin tưởng biên tập chặt chẽ.

- Tăng thông điệp trực quan. Theo Mạng nghiên cứu khoa học xã hội, 65% con người chúng ta học tốt hơn bằng hình ảnh so với đọc. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn có thể cung cấp cho nhóm của mình một hình ảnh, biểu đồ, video, infographic... nó sẽ cải thiện sự hiểu biết từ các thành viên.

Bằng cách thử công nghệ và cách tiếp cận mới trong giao tiếp kinh doanh, bạn có thể tránh hiểu lầm, giảm thiểu tin đồn, tiết kiệm thời gian và cải thiện cách nhóm của bạn hoạt động, cách nhân viên của bạn cảm nhận về tổ chức và phát triển lợi nhuận.

HOÀNG THY (Theo Computer World)

Chia sẻ bài viết