Sau khi thực hiện thành công thí điểm giai đoạn 1 của việc thực hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên địa bàn quận Bình Thủy (từ tháng 5-2014), từ ngày 1-10 -2014, Công ty Điện lực TP Cần Thơ tiếp tục triển khai giai đoạn 2 trên toàn thành phố.

Sử dụng HĐĐT là nhằm thực hiện chủ trương của Nhà nước về việc áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực thương mại, đơn giản hóa thủ tục và mong muốn đem lại lợi ích cao nhất cho khách hàng. Áp dụng HĐĐT vào hoạt động bán điện nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, giúp cho quá trình thanh toán tiền điện của khách hàng được nhanh chóng, thuận tiện do việc lập, gửi và nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Sử dụng HĐĐT giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản và lưu trữ hóa đơn so với sử dụng hóa đơn giấy; giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh. Ngoài ra, HĐĐT thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế. Bởi vì, thông tin trên HĐĐT được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hóa dịch vụ và góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay.

Theo thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14-3-2011 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn khởi tạo phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gởi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. HĐĐT có đầy đủ giá trị pháp lý, việc phát hành, lập, chỉnh sửa nội dung thể hiện trên HĐĐT phải tuân thủ đầy đủ các quy định về quản lý hóa đơn, chỉ khác ở đây là chữ ký của người bán, người mua là chữ ký số (chữ ký điện tử) theo quy định của pháp luật. Người mua, người bán có thể chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán và chỉ được chuyển đổi một lần.

Để đảm bảo công tác triển khai giai đoạn 2 đúng tiến độ và thành công, Công ty Điện lực TP Cần Thơ đã xây dựng kế hoạch cụ thể, đồng thời thành lập Ban chỉ đạo triển khai áp dụng HĐĐT do Giám đốc làm trưởng ban và tổ giúp việc. Qua đó thực hiện theo đúng yêu cầu: đảm bảo đúng nguyên tắc về khởi tạo, lập, phát hành, quản lý, sử dụng HĐĐT và nội dung trên HĐĐT theo qui định của pháp luật; đảm bảo việc tra cứu thông tin hóa đơn thuận lợi, chính xác cho tất cả khách hàng sử dụng điện, quy trình thanh toán được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và giảm thiểu các thủ tục giấy tờ không cần thiết; vận động, tuyên truyền, giới thiệu cho khách hàng sử dụng điện hiểu được lợi ích khi sử dụng HĐĐT, kịp thời giải đáp nhanh chóng mọi thắc mắc của khách hàng; đảm bảo các chương trình phần mềm có khả năng đáp ứng, hỗ trợ tốt công tác hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác quản lý cần chặt chẽ, hiện đại, chính xác, đảm bảo tính bảo mật của thông tin, dữ liệu trong toàn hệ thống.

Theo Công ty Điện lực TP Cần Thơ, biên nhận thanh toán tiền điện được xác thực là "Quý khách hàng đã thanh toán tiền điện". Trường hợp khách hàng là cá nhân thanh toán tiền điện tại quầy các ngân hàng hoặc qua các thiết bị điện tử (Internet, Mobile, ATM) thì biên nhận giao dịch hoặc email, SMS xác nhận thanh toán là chứng từ xác nhận thanh toán phù hợp. Khi có nhu cầu tra cứu hóa đơn tiền điện; quyết toán thuế khách hàng có thể xem, tải hóa đơn tiền điện về tại Website http://cskh.evnspc.vn hoặc các phòng điện lực để được hỗ trợ. Khi việc mua bán điện thực hiện HĐĐT khách hàng cũng cần phải lưu ý: theo quy định số 2548/EVN SPC-KD ngày 16-4-2014 về quy định tạm thời áp dụng hóa đơn tiền điện hình thức điện tử của Tổng Công ty Điện lực miền Nam, trường hợp HĐĐT đã lập và gởi cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai thì khách hàng gặp điện lực để được lập thủ tục hủy hóa đơn (sau khi được lãnh đạo điện lực phê duyệt). Cụ thể: thời gian thực hiện điều chỉnh tiền điện tối đa là 3 ngày làm việc; HĐĐT đã hủy phải được lưu trữ sau đó điện lực lập hóa đơn mới cho khách hàng với dòng chữ "hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày…tháng… năm…". Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho khách hàng, khách hàng đã kê khai thuế, sau đó mới phát hiện sai sót thì điện lực và khách hàng phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký của hai bên, đồng thời điện lực lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót, căn cứ vào HĐĐT điều chỉnh, điện lực và khách hàng thực hiện kê khai điều chỉnh theo qui định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Ông Nguyễn Văn Quảng, Giám đốc Công ty Điện lực TP Cần Thơ, cho rằng: Việc sử dụng HĐĐT trong các giao dịch quyết toán thể hiện tính chuyên nghiệp, năng động, trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại và việc kê khai sẽ thuận lợi hơn. Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT khách hàng sẽ không phải quản lý hóa đơn giấy hàng tháng, truy xuất thông tin nhanh, tránh mất mát, hóa đơn được bảo quản an toàn và bảo mật cao…

Bài, ảnh: Khánh Nam