Sau gần 1 năm thành phố triển khai thí điểm ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (QLVB&ĐH) tại 3 đơn vị (gồm: Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Công thương và Sở Khoa học và Công nghệ) đã mang lại kết quả đáng phấn khởi. Phần mềm QLVB&ĐH đã tối ưu hóa 80% thao tác nhập liệu cho người sử dụng; tiết kiệm thời gian thực hiện nhập liệu; quản lý văn bản đến, đi bằng quy trình xử lý văn bản điện tử, nâng cao hiệu quả xử lý công việc, góp phần đưa tin học hóa vào quản lý nhà nước, đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính ở địa phương.

Tín hiệu vui

Tháng 11-2010, TP Cần Thơ tổ chức triển khai thí điểm ứng dụng phần mềm QLVB&ĐH tại 3 đơn vị gồm: Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Công thương, Sở Khoa học và Công nghệ. Đơn vị thực hiện là Công ty Cổ phần tin học Tân Dân, với sản phẩm triển khai là phần mềm QLVB&ĐH TDOffice, theo mô hình tập trung, các máy chủ được đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu TP Cần Thơ do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý (gọi tắt là Trung tâm). Trung tâm đảm bảo hoạt động của các máy chủ này. Phần mềm được cài đặt tại các máy chủ, người sử dụng và quản trị truy cập vào hệ thống thông qua đường mạng truyền số liệu chuyên dùng hoặc thông qua đường truyền băng thông rộng. Cả 3 đơn vị đã triển khai sử dụng thí điểm trên phạm vi toàn đơn vị từ lãnh đạo đến các chuyên viên. Trong quá trình triển khai, 3 đơn vị sử dụng tiếp tục cung cấp thông tin các lỗi phát sinh, những yêu cầu về bổ sung và điều chỉnh các tính năng phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.

Sau thời gian vận hành và sử dụng hệ thống phần mềm tại Sở Công thương đã đạt được một số kết quả như: thay thế hoàn toàn Sổ Văn bản đi và đến thủ công; tiết kiệm thời gian và giảm thiểu giấy tờ khi lãnh đạo chỉ đạo, phân công đến các phòng, cán bộ công chức; xử lý văn bản linh động hơn. Tuy nhiên, Theo Sở Công thương thì do chưa nắm vững cách thức sử dụng một số cán bộ, công chức vẫn còn thao tác sai khi sử dụng. Một số trường hợp chưa áp dụng được hệ thống phần mềm do đặc thù của một số đơn vị.

Cán bộ tư pháp xã Vĩnh Trinh, huyện Vĩnh Thạnh, TP Cần Thơ đang tra cứu văn bản từ cổng thông tin điện tử TP Cần Thơ.

Theo báo cáo của Sở Khoa học và Công nghệ, phần mềm TDOffice đã hỗ trợ tốt cho công tác văn thư như: công tác thống kê và quản lý văn bản đi và đến, lưu trữ và tìm kiếm văn bản dễ dàng, khi nhập các thông tin của văn bản phần mềm sẽ tự động xuất ra phiếu xử lý văn bản mà không cần nhập lại thông tin như trước đây. Lãnh đạo, chuyên viên có thể theo dõi và xử lý văn bản ở bất cứ nơi đâu (nếu có Internet).

Nhân rộng mô hình

Ông Dương Thế Dũng, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông TP Cần Thơ, cho biết: Hệ thống phần mềm QLVB&ĐH TDOffice được triển khai đáp ứng được hầu hết yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật của hệ thống QLVB&ĐH. Giao diện thân thiện với người sử dụng và người quản trị; phần mềm đã tối ưu hóa 80% thao tác nhập liệu cho người sử dụng, góp phần tiết kiệm thời gian thực hiện nhập liệu. Quản lý văn bản đi và đến bằng quy trình xử lý văn bản điện tử đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của lãnh đạo, tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm trong hoạt động hằng ngày tại các đơn vị triển khai, nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức; góp phần đưa tin học hóa vào quản lý nhà nước.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai hệ thống phần mềm TDOffice đã tồn tại một số hạn chế như: Phần mềm còn xuất hiện một số lỗi, trong đó một số lỗi có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình xử lý văn bản như mất quy trình, văn bản đến đã được chuyển đến người xử lý nhưng không hiển thị trong mục Văn bản chờ xử lý của người được chuyển... Giao diện phần mềm chưa đạt được yêu cầu đề ra, chức năng phụ trợ chưa đáp ứng được những yêu cầu phát sinh trong hoạt động xử lý văn bản của các đơn vị. Một số lỗi phần mềm phát sinh khi sử dụng, song đơn vị triển khai đã có hướng khắc phục và tiến hành nâng cấp phần mềm theo đề nghị của các đơn vị sử dụng. Từ những kết quả đạt được, ông Dương Thế Dũng kiến nghị nhân rộng việc triển khai phần mềm QLVB&ĐH TDOffice cho các sở, ban, ngành trên địa bàn TP Cần Thơ. Theo Sở Thông tin và Truyền thông, tổng kinh phí dự kiến triển khai phần mềm QLVB&ĐH hơn 4 tỉ đồng...

Tại buổi họp bàn kế hoạch triển khai phần mềm QLVB&ĐH do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức vào giữa tháng 7-2011, ông Lê Hùng Dũng, Phó Chủ tịch UBND thành phố, đã yêu cầu các Sở, ngành chức năng xúc tiến thực hiện lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật; trình phê duyệt dự toán kinh phí, mua sắm các thiết bị... để đến năm 2012, hệ thống phần mềm QLVB&ĐH sẽ được triển khai, thực hiện tại tất cả các sở, ngành góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động hành chính của các đơn vị.

Bài, ảnh: CHẤN HƯNG