Dịch vụ văn phòng chia sẻ bắt đầu thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp trên địa bàn TP Cần Thơ (ảnh chụp tại Văn phòng chia sẻ Dogo Office, Chi nhánh Cần Thơ).

Trong giai đoạn kinh tế khó khăn, hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp (DN) không hiệu quả, làm thế nào để tiết giảm chi phí mà vẫn duy trì hoạt động khiến không ít DN trăn trở. Dịch vụ văn phòng chia sẻ hay còn gọi văn phòng trọn gói (văn phòng “ảo”) được xem là giải pháp hỗ trợ DN giải quyết bài toán khó. Với dịch vụ này, DN chỉ lo những công việc cốt lõi của hoạt động kinh doanh còn trang trí văn phòng, kỹ thuật, hệ thống mạng, máy tính, điện, lễ tân… đều được đơn vị cho thuê cung cấp.

Từ năm 2011 đến nay do ảnh hưởng khó khăn chung của nền kinh tế, nhiều DN hoạt động không hiệu quả. Để duy trì hoạt động kinh doanh, nhiều DN đã linh hoạt trong cách điều hành, quản trị như: co hẹp sản xuất, hạn chế chi tiêu, tiết giảm chi phí... thậm chí cắt giảm nguồn nhân lực để duy trì hoạt động. Dịch vụ văn phòng chia sẻ ra đời như một giải pháp tiết kiệm giúp DN “dễ thở” hơn, tiết giảm được nhiều chi phí bởi những tiện ích từ dịch vụ này mang lại.

Ông Đinh Song Toàn, Quản lý dịch vụ văn phòng chia sẻ Dogo Office, Chi nhánh Cần Thơ, cho biết: “Văn phòng chia sẻ là một sự kết hợp của truyền thông trực tiếp từ xa và các dịch vụ hỗ trợ cho phép người dùng giảm chi phí văn phòng truyền thống trong khi vận hành kinh doanh. Dịch vụ này có nhân viên lễ tân trả lời điện thoại cho DN, có phòng họp, phòng tiếp khách, và các trang thiết bị văn phòng để người thuê sử dụng khi cần”. Điều khác biệt giữa văn phòng cho thuê truyền thống và văn phòng chia sẻ là DN cũng như tất cả các nhân viên của công ty không nhất thiết phải luôn có mặt tại văn phòng mà có thể làm việc ở một nơi khác. Điều này giúp DN giảm đáng kể các chi phí chung như thuê văn phòng, thiết bị văn phòng và các chi phí từ các dịch vụ tiện ích khác...

Theo các DN thuê trụ sở làm việc, văn phòng chia sẻ không những tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức quản lý điều hành DN mà còn giúp các đơn vị thuê giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch kinh doanh, thông tin liên lạc, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác khách hàng... Hiện nay có không ít cá nhân, DN hoạt động kinh doanh tại nhà hoặc thuê văn phòng trong hẻm rất khó tiếp khách, nhận bưu phẩm cũng như giao dịch với đối tác. Vì vậy các DN này cần một địa điểm tại trung tâm thành phố để đặt văn phòng “ảo” nhằm tiện giao dịch. Văn phòng chia sẻ phù hợp với đa dạng các đối tượng khách hàng, tùy theo đặc trưng, loại hình mà DN kinh doanh. Đặc biệt phù hợp với các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập công ty; chuyên viên tư vấn, nhóm dự án; văn phòng đại diện quy mô nhỏ; công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường... Ngoài ra, thủ tục thuê văn phòng chia sẻ rất đơn giản với việc thỏa thuận qua điện thoại, ký kết hợp đồng và gửi qua đường bưu điện với mức giá chào thuê rất mềm từ 900.000 đồng-1,9 triệu đồng/tháng, có thể giúp DN tiết kiệm hơn 80% chi phí so với các dịch vụ thuê văn phòng truyền thống.

Bà Huỳnh Ngọc Thủy Tiên, Trưởng phòng Hành chánh nhân sự Công ty TNHH MTV Ứng dụng Công nghệ và Truyền thông Âu Lạc (TP HCM), cho biết: Với đặc thù là công ty chuyên kinh doanh và cho thuê thiết bị màn hình Led, các thiết bị công nghệ ứng dụng truyền thông nên cũng không cần nhân viên thường xuyên ở trụ sở. Vì vậy, công ty chọn dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ chi nhánh tại Hà Nội, Cần Thơ tiết kiệm được nhiều chi phí. Nếu thuê một diện tích nhất định tại các cao ốc, văn phòng, mức giá thuê trung bình khoảng 5 -10 triệu đồng/tháng và còn phải bỏ tiền đầu tư trang thiết bị máy móc như máy tính, máy in, máy lạnh, trang trí văn phòng... còn thuê văn phòng chia sẻ công ty chỉ tốn chi phí với mức giá từ 900.000 đồng/tháng cho diện tích thuê trên 130m2 . Dịch vụ này bao gồm các chi phí bên lề phục vụ hoạt động kinh doanh như: lễ tân, vệ sinh kỹ thuật, trang thiết bị máy móc, tiết kiệm rất nhiều chi phí có thể dùng đầu tư vào việc khác.

TP Cần Thơ đang trên đà phát triển mạnh, thu hút nhiều DN trong và ngoài nước đến đầu tư. Theo đó, phân khúc cao ốc văn phòng cho thuê theo truyền thống cũng không ngừng phát triển. Song, vì hoạt động không hiệu quả nên không có nhu cầu mở rộng đầu tư sản xuất kinh doanh, nhiều DN vẫn không đủ sức thuê văn phòng tại các cao ốc văn phòng truyền thống. Vì vậy, hình thức cho thuê văn phòng chia sẻ đã mở ra một kênh hỗ trợ DN tiết kiệm các chi phí đầu tư trang thiết bị để DN vận hành. Với dịch vụ này, DN có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, nâng cao hiệu quả kinh doanh; đồng thời hỗ trợ DN tiết kiệm chi phí vượt qua giai đoạn khó khăn...

Bài, ảnh: THU HOÀI