Thủ tục mở văn phòng đại diện là yếu tố rất quan trọng mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua khi có ý định mở rộng thị trường kinh doanh. Do đó, để có thể giúp quá trình mở văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi mà không có các sai sót nào. Mời bạn đến với bài viết dưới đây để cập nhật toàn bộ thông tin liên quan cũng như tiến hành thực hiện thủ tục sao cho nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Điều kiện cần có để mở văn phòng đại diện

Thực tế, các điều kiện để một văn phòng đại diện đối với các công ty trong nước ta hiện khá đơn giản. Điều này hoàn toàn khác biệt với việc thành lập văn phòng đại diện cho một công ty nước ngoài. Theo đó, bạn cần đáp ứng đủ các điều kiện sau là đã có thể mở văn phòng đại diện rồi.

• Công ty cần có chức năng đại diện uỷ quyền, không được có chức năng kinh doanh
• Văn phòng đại diện cần đặt tên theo đúng quy định của pháp luật và không được đặt trùng tên của cơ quan nhà nước hay các đơn vị vũ trang, tên của 1 tổ chức về chính trị - xã hội - nghề nghiệp. Tên của văn phòng cũng phải mang tên của chính doanh nghiệp đó, gồm cụm từ “chi nhánh” với chi nhánh hay cụm từ “văn phòng đại diện” với văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện đều phải được in hoa hoặc được viết với kích thước nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty mẹ.
• Với trường hợp ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì cần tuân theo uỷ quyền, được đóng dấu từ chính doanh nghiệp đó. Văn phòng đại diện sẽ không có quyền hạn tự nhận danh mình để tiến hành ký kết hợp đồng riêng.
• Mỗi văn phòng đại diện sẽ cần có trụ sở riêng và phải tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Thủ tục mở văn phòng đại diện gồm những loại giấy tờ gì?

Trong thủ tục mở văn phòng đại diện, hồ sơ thành lập văn phòng sẽ cần bao gồm những loại giấy tờ sau.

• Văn bản chính thức thông báo về việc mở văn phòng đại diện. Đối với công ty Cổ phần hay Công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên thì cần có thêm Biên bản họp về việc mở văn phòng đại diện.
• Văn bản quyết định chính thức về vấn để mở văn phòng đại diện.
• Văn bản quyết định chính thức về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Áp dụng trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không phải là người đại diện theo pháp luật hay chủ sở hữu, cổ đông, thành viên công ty.
• Bản sao công chứng CCCD/CMND hay Hộ chiếu còn hiệu lực từ người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy ủy quyền/giấy giới thiệu cho người nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện.
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện chi tiết, rõ ràng

Tiếp theo đây sẽ là 3 bước thực hiện mở văn phòng đại diện tại Việt Nam cơ bản mà bạn cần nắm rõ:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kỹ

Bạn cần đảm bảo mình đã chuẩn bị đầy đủ tất cả các giấy tờ cần thiết như đã chia sẻ bên trên. Vì việc này sẽ giúp quá trình xét duyệt được nhanh chóng, suôn sẻ hơn.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Tại bước này, bạn có 3 lựa chọn linh hoạt để nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tại nơi mà văn phòng đại diện đặt trụ sở là:

• Cách 1: Tới trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT và nộp hồ sơ.
• Cách 2: Gửi hồ sơ mở văn phòng đại diện qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost).
• Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến qua “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp". Khi đó, bạn cần dùng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 3: Chờ nhận kết quả

Trong vòng 3 ngày làm việc thì phía Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xem xét hồ sơ của bạn sau đó thông báo kết quả:

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Nhận được thông báo chi tiết về các điểm cần chỉnh sửa/bổ sung trong hồ sơ. Sau khi hoàn thiện thì bạn hãy nộp lại hồ sơ và tiếp tục quá trình xét duyệt.

Lưu ý: Với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Cho nên hãy tìm hiểu kỹ về các điều kiện cũng như yêu cầu cụ thể trước khi bắt đầu.

Vậy là chúng tôi vừa chia sẻ tới bạn thủ tục mở văn phòng đại diện chi tiết, nhanh gọn nhất. Hy vọng từ đó sẽ giúp bạn có đầy đủ thông tin hữu ích, thành lập được văn phòng đại diện hiệu quả, giúp kinh doanh mở rộng hơn!