Hiện nay, ngân hàng máu của Bệnh viện Huyết học - Truyền máu TP Cần Thơ cung cấp máu, các chế phẩm máu cho 74 bệnh viện, cơ sở y tế ở khu vực ĐBSCL. Để nâng cao hiệu quả quản lý máu và chế phẩm máu, nhóm tác giả: Phan Thị Tố Loan, Huỳnh Hữu Thích, Lâm Trọng Nhân, công tác tại Khoa Sàng lọc - Điều chế - Cấp phát của Bệnh viện Huyết học - Truyền máu TP Cần Thơ, đã nghiên cứu và ứng dụng thành công giải pháp “Quản lý máu và chế phẩm máu bằng mã vạch tại kho máu Bệnh viện Huyết học - Truyền máu TP Cần Thơ”. Đây cũng là 1 trong 3 giải pháp vừa đạt giải nhất tại hội thi Sáng tạo kỹ thuật TP Cần Thơ lần thứ 13 năm 2024-2025.

Chị Phan Thị Tố Loan, Phó trưởng Khoa Sàng lọc - Điều chế - Cấp phát, cho biết: “Trước đây, những đơn vị khối hồng cầu sau khi điều chế được để trong khay đưa vào kho bảo quản, chưa được sắp xếp theo trật tự nhất định. Đến giai đoạn xét nghiệm sàng lọc, khi có mẫu cần kiểm tra lại giữa ống mẫu và dây túi máu thì phải vào kho tìm các đơn vị máu có mã số trùng với mã số ống mẫu. Mỗi khay sẽ chứa từ 40-60 đơn vị máu. Trung bình mỗi ngày khoảng 400 đơn vị máu tương ứng sẽ phải tìm mẫu kiểm tra lại từ 7-10 khay chứa/lần. Vì thế, mất nhiều thời gian cho giai đoạn tìm mẫu kiểm tra lại ở khâu Lựa bệnh. Trong khi đó, kho bảo quản lạnh chưa có vị trí riêng biệt cho chế phẩm máu chờ kết quả xét nghiệm sàng lọc, kiểm tra lại; chưa có cảnh báo khi chế phẩm trong kho gần hết hạn sử dụng. Việc kiểm soát thông tin của các chế phẩm máu, như: nhóm máu, hạn sử dụng… vẫn còn thực hiện thủ công, chưa có khâu kiểm tra chéo giữa các bộ phận có liên quan. Vì vậy, nhóm chúng tôi nghiên cứu tìm giải pháp khắc phục những hạn chế trên”.

Chị Phan Thị Tố Loan và 2 cộng sự đã sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) trong Excel, là ngôn ngữ lập trình tích hợp giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại, xử lý dữ liệu phức tạp và tạo các hàm tùy chỉnh, giúp tạo ra một mẫu bảng được thiết kế theo nhu cầu của người dùng, hỗ trợ cho việc cập nhật, quản lý dữ liệu trong Excel trở nên chuyên nghiệp, dễ dàng hơn rất nhiều. Dựa trên cơ sở đó, có thể tiến hành tạo ra UserForm đăng nhập, phân quyền khi thực hiện các thao tác quản lý dữ liệu chế phẩm máu sau điều chế.

Nhóm tác giả thao tác trên máy tính công tác quản lý máu và chế phẩm máu bằng mã vạch.

Cụ thể, ở giai đoạn Điều chế, nhóm thực hiện mã hóa từng khay chứa khối hồng cầu, từng vị trí trong kho bảo quản. Đến giai đoạn Sàng lọc (thực hiện xét nghiệm sàng lọc các tác nhân lây truyền qua đường máu cho các đơn vị máu, thành phần máu), khi mẫu có kết quả xét nghiệm bất thường, cần thực hiện lại, bộ phận Sàng lọc sẽ in danh sách nhận mẫu từ dây túi máu (phiếu chỉ định) kèm mã vạch và gửi đến bộ phận Lựa bệnh để trực tiếp lấy mẫu từ chế phẩm máu. Từ đó, ở giai đoạn Lựa bệnh, nhân viên thực hiện phân loại, cách ly các chế phẩm an toàn và không an toàn.

Đối với việc quản lý kho chế phẩm, file Quản lý máu và chế phẩm máu bằng mã vạch (Locas) được thiết kế cho việc kiểm kê, theo dõi từng loại chế phẩm một cách thuận tiện, trực quan: mã hóa từng kệ chứa trong kho thành mã vạch duy nhất cho vị trí đó (ví dụ KT01 tương ứng là vị trí kệ 01 trong kho thô); phân chia vị trí, khu vực riêng dành cho chế phẩm chờ thẩm định, chế phẩm kiểm tra lại. Đặc biệt, có thang màu cảnh báo thời gian chờ của các chế phẩm theo yêu cầu; máu xuất từ kho chờ cấp phát hằng ngày, khi scan mã số xuất đều hiển thị thông tin của chế phẩm để có thể kiểm tra lại thêm lần nữa.

Sáng kiến này giúp quản lý chặt chẽ vị trí các chế phẩm máu sau khi điều chế (biết được số lượng đơn vị máu đang chờ kết quả xét nghiệm sàng lọc, số lượng đơn vị máu kiểm tra lại, nhóm máu và vị trí chính xác của các chế phẩm trong kho bảo quản). Đồng thời, tiết kiệm nhân lực và thời gian, nhanh chóng tìm thấy đơn vị máu cần kiểm tra lại khi có kết quả xét nghiệm sàng lọc bất thường (Rút ngắn thời gian tìm mẫu trong kho lạnh từ khoảng 30 phút/lần thực hiện còn dưới 5 phút/lần, nhất là trong giai đoạn “Lựa bệnh”); thuận tiện cho nhân viên thủ kho kiểm tra, đối chiếu các chế phẩm hằng ngày, thống kê báo cáo tháng/năm, sắp xếp kho ngăn nắp. Ngoài ra, còn có những công cụ cảnh báo sớm cho kho chế phẩm, khi số lượng dự trữ không đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng ở các bệnh viện được cung cấp.

Giải pháp rút ngắn thời gian tìm mẫu trong kho lạnh từ khoảng 30 phút/lần thực hiện còn dưới 5 phút/lần.

Chị Phan Thị Tố Loan cho biết thêm: “Các chế phẩm đều được quản lý chặt chẽ về hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, nên khoa luôn có kế hoạch phân phối chế phẩm một cách hợp lý nhất đến các cơ sở điều trị, hạn chế tối đa việc tình trạng mất cân bằng theo cơ số sẵn có tại kho máu. Đồng thời, không để xảy ra tình trạng quá hạn sử dụng, phải hủy bỏ các chế phẩm, giúp tiết kiệm lên đến hơn 1 triệu đồng cho mỗi đơn vị khối hồng cầu và gần 600.000 đồng cho mỗi đơn vị khối tiểu cầu pool được sử dụng hợp lý”.

BSCKII. Huỳnh Minh Phú, Giám đốc Bệnh viện Huyết học - Truyền máu TP Cần Thơ, nhận định: “Ban lãnh đạo Bệnh viện đánh giá rất cao sáng kiến này, vì không chỉ giảm số lượng nhân lực thực hiện công việc mà còn giúp cho các hoạt động chuyên môn được tăng cường tính chuẩn xác, nhanh chóng và hiệu quả. Giải pháp này đã được ứng dụng tại Bệnh viện Huyết học - Truyền máu TP Cần Thơ từ năm 2023 đến nay. Trong tương lai, Bệnh viện có thể nhân rộng cách làm này vào các lĩnh vực khác, như: quản lý kho hàng, quản lý tài sản, quản lý hồ sơ, tài liệu… góp phần xây dựng bệnh viện thông minh - y tế số hóa, phù hợp với định hướng phát triển ngành y tế Việt Nam giai đoạn 2025-2030”.

Bài, ảnh: LỆ THU