Việc số hóa dữ liệu hộ tịch giúp các cơ quan tư pháp lưu trữ và bảo quản thông tin một cách dễ dàng; đồng thời, giảm thiểu các rủi ro hư hại như cháy, ẩm mốc hay thất lạc tài liệu. Thực hiện theo chỉ đạo chung, công chức Tư pháp - Hộ tịch trên địa bàn quận Thốt Nốt đã nỗ lực, nhanh chóng hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch. Dữ liệu được số hóa sẽ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và là công cụ đắc lực giúp đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch tiếp nhận, giải quyết chính xác, nhanh chóng, đúng quy định các hồ sơ, để người dân càng thêm hài lòng khi thực hiện thủ tục hành chính.

Ông Đinh Văn Lợi, công chức Tư pháp - Hộ tịch UBND phường Tân Lộc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch của người dân.

Chị Trần Thái Thanh ở phường Tân Lộc, quận Thốt Nốt, nói: “Tôi đến Bộ phận Một cửa của UBND phường để làm thủ tục đăng ký kết hôn. Hồ sơ của tôi được tiếp nhận, giải quyết nhanh chóng. Công chức tiếp nhận cho biết dữ liệu hộ tịch của tôi đã được số hóa nên công chức chỉ cần tra cứu, không cần giấy xác nhận tình trạng độc thân, cũng như không mất thời gian đi xác minh. Tôi rất hài lòng với cách làm ngày càng hiện đại này”.

Theo ông Đinh Văn Lợi, công chức Tư pháp - Hộ tịch UBND phường Tân Lộc, trước đây, khi công dân đến làm thủ tục đăng ký hộ tịch, phải tiến hành xác minh, tìm kiếm, rà soát trong từng cuốn sổ, mất nhiều thời gian và công đoạn. Sau khi số hóa, ông Lợi chỉ cần tìm kiếm trên hệ thống dữ liệu sẽ cho ra ngay kết quả một cách rõ ràng, chính xác, nhanh chóng. 

Khoảng giữa năm 2023, quận Thốt Nốt đã hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch, với hơn 256.000 sổ hộ tịch được chuyển chính thức vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp. Để đạt được kết quả này, UBND các phường trên địa bàn, nhất là đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch đã không ngừng nỗ lực, tranh thủ thời gian rảnh, ngày nghỉ để thực hiện. Bà Trần Thị Trúc Ly, công chức Tư pháp - Hộ tịch của UBND phường Thới Thuận, chia sẻ: “Lúc đó, bên cạnh công việc thường xuyên, tôi đảm nhận thêm nhiệm vụ số hóa dữ liệu hộ tịch cho người dân trong phường. Mỗi ngày, cùng với việc tiếp nhận, giải quyết các giấy tờ liên quan đến khai sinh, khai tử, kết hôn… theo nhiệm vụ chung, hầu hết thời gian còn lại, kể cả ngoài giờ, ngày nghỉ cuối tuần, tôi tập trung thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch”.

Tại nơi lưu giữ hồ sơ Tư pháp - Hộ tịch của quận, những cuốn sổ dày cộm được lưu trữ, phân loại theo màu sắc khác nhau. Các bộ sổ được sắp xếp khoa học, bài bản, dễ dàng tìm kiếm. Tuy nhiên, một số cuốn sổ được ghi lại và bảo quản từ năm 1978 đến nay đã bị úa nhàu, cũ nát. Ông Lê Quang Tiến, công chức Tư pháp - Hộ tịch, Phòng Tư pháp quận Thốt Nốt, cho biết: “Trước đây, tranh thủ thời gian nghỉ, chúng tôi scan các trang giấy trong sổ thành file PDF, tiếp đó tạo một file mềm excel chứa dữ liệu giống như trong sổ, rồi tiến hành rà soát thông tin đảm bảo chính xác. Khi đã chuẩn bị xong, các dữ liệu ấy được đưa lên phần mềm hộ tịch. Từ phần mềm này, dữ liệu sau khi được kiểm tra, rà soát thêm một lần nữa, đảm bảo chính xác sẽ được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”.

Theo quy định, các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các sổ hộ tịch gốc lưu giữ tại địa phương được số hóa gồm: đăng ký kết hôn; đăng ký khai sinh; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký khai tử và các sổ đăng ký hộ tịch khác, như: đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, sổ ghi chú ly hôn và sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc… 

Để thực hiện tốt việc số hóa dữ liệu hộ tịch, công chức Tư pháp - Hộ tịch trên địa bàn quận Thốt Nốt hầu hết đều phải làm thêm giờ, cả ngày nghỉ, ngày lễ... Song tất cả đều xác định, sau khi hoàn tất việc số hóa, các dữ liệu được cập nhật, lưu giữ trên môi trường mạng sẽ giúp việc truy cập, xác minh thông tin nhanh chóng, thuận tiện, giúp ích rất nhiều trong công việc về sau. 

Bà Phạm Thu Hương, Trưởng Phòng Tư pháp quận Thốt Nốt, cho biết: “Số hóa dữ liệu hộ tịch là một quá trình phức tạp, bao gồm thu thập, phân loại, chụp và tạo lập dữ liệu từ các sổ hộ tịch giấy để cập nhật vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng chính phủ điện tử, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và cải thiện chất lượng dịch vụ công. Các công chức ngành tư pháp quận đã rất nỗ lực để hoàn thành việc số hóa đạt chất lượng, không để xảy ra sai sót. Tin rằng với sự đầu tư và nỗ lực không ngừng, số hóa dữ liệu hộ tịch sẽ tiếp tục mang lại nhiều tiện ích, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của đất nước”.

Bài, ảnh: Chấn Hưng