Ngày 3-12-2008, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Chỉ thị 34/2008/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước (sau đây gọi tắt là CT 34). Tại TP Cần Thơ, việc triển khai thực hiện chỉ thị này tuy bước đầu đã đạt một số kết quả nhưng vẫn chưa đạt yêu cầu, do có nhiều cản ngại…

Nhiều tiện ích

Cán bộ, công chức Sở Nội vụ thực hiện thao tác gửi - nhận thư điện tử trong quan hệ giải quyết công việc hành chính.

Tháng 3-2006, UBND TP Cần Thơ đã thiết lập, đưa vào hoạt động trang thông tin điện tử (www.cantho.gov.vn), đồng thời xây dựng và cung cấp hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức công tác tại sở, ban, ngành, quận, huyện để sử dụng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp. Ở nhiều nơi, việc sử dụng hộp thư điện tử đã phát huy tác dụng, tạo thuận lợi trong công tác, giảm chi phí, tiết kiệm cho ngân sách cơ quan. Điển hình là Văn phòng UBND thành phố, quận Ninh Kiều; các sở: Nội vụ, Tư pháp... Tại đây, nhiều năm qua, việc sử dụng hộp thư điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong trao đổi thông tin phục vụ tác nghiệp.

Tại Sở Nội vụ, hiện nay tất cả cán bộ, công chức đều thành thạo việc trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử. Theo quy định, các văn bản, tờ trình được chuyên viên soạn thảo, chuyển cho cán bộ trưởng, phó phòng kiểm tra thông qua hộp thư điện tử; sau khi kiểm tra xong, cán bộ này sẽ chuyển trực tiếp qua hộp thư điện tử của lãnh đạo Ban Giám đốc, để trình duyệt. Khi đã hoàn chỉnh, lãnh đạo sẽ gửi thư điện tử trả lời cho bộ phận phụ trách in sao, để in ấn, ký phát hành. Anh Nguyễn Trọng Hưởng, chuyên viên Phòng Cải cách hành chính Sở Nội vụ, cho biết: “Ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là việc sử dụng hộp thư điện tử là giải pháp giúp cán bộ, công chức xây dựng tinh thần, thói quen tác nghiệp khoa học, chính xác, giảm thời gian, công sức và chi phí hành chính, tạo thuận lợi trong thống kê, tổng hợp, báo cáo”.

Đối với công tác lãnh đạo đơn vị, nhiều cán bộ lãnh đạo thừa nhận rằng: Khi đi công tác xa, thông qua hộp thư điện tử, vẫn có thể điều hành công việc tại cơ quan bằng cách gửi mail cho chuyên viên nhắc nhở thực hiện công việc, hạn chế tình trạng tồn đọng công việc, nhất là hồ sơ hành chính của người dân, doanh nghiệp. Mặt khác, thông qua hộp thư điện tử, chuyên viên có thể thông báo lịch làm việc, kế hoạch công tác của cơ quan trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt tại cơ quan một cách nhanh chóng, không tốn chi phí. Đồng chí Đặng Minh Hoàng, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, cho biết: “Trong tình hình thực hiện tự chủ kinh phí hành chính hiện nay, việc trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử là cần thiết, góp phần giảm chi phí hành chính. Đây còn là giải pháp tăng cường cải cách hành chính, giúp công tác điều hành tác nghiệp nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, khoa học, là tiền đề để xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý hành chính nhà nước an toàn, tiết kiệm”.

Nhưng còn lắm cản ngại !

Theo CT 34, từ ngày 1-1-2009, tại những nơi đã đảm bảo về hạ tầng kỹ thuật, bắt buộc phải ứng dụng hệ thống hộp thư điện tử vào hoạt động của cơ quan nhà nước từ cấp quận, huyện, sở, ban, ngành trực thuộc tỉnh, thành phố. Còn kế hoạch trong lĩnh vực thông tin – truyền thông mà UBND thành phố đề ra trong năm nay là 70% cán bộ, công chức sử dụng hộp thư điện tử cho công việc. Tuy nhiên, theo đánh giá của Sở Thông tin – Truyền thông thành phố, việc ứng dụng thư điện tử trong cán bộ, công chức hiện nay tương đối nhiều, nhưng chưa đều. Nhiều đơn vị mặc dù đã được cung cấp hộp thư điện tử từ nhiều năm nay, nhưng cán bộ, công chức chưa ứng dụng.

Ông Đặng Minh Hoàng, Phó Giám đốc Sở Thông tin – Truyền thông, cho biết: “Cản ngại lớn nhất hiện nay trong việc ứng dụng hộp thư điện tử vào hoạt động hành chính là do nhận thức của cán bộ, công chức chưa đúng, không chịu thay đổi thói quen, phương pháp tác nghiệp thủ công như ghi chép bằng tay, trình văn bản giấy. Một số thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa quan tâm, chưa khuyến khích ứng dụng hộp thư điện tử trong cán bộ, công chức”. Ông Đặng Minh Hoàng cho rằng: Việc ứng dụng hộp thư điện tử muốn đạt yêu cầu, phải đưa vào quy chế hoạt động của cơ quan, cán bộ lãnh đạo phải là người gương mẫu thực hiện.

Về hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng dụng hộp thư điện tử, ông Đặng Minh Hoàng cho rằng không đáng lo ngại. Bởi vì, hiện nay đường cáp quang đã hoàn thiện đến các quận, huyện, đảm bảo hoạt động thông suốt cho việc ứng dụng hộp thư điện tử. Còn về trình độ chuyên môn, nếu đã là cán bộ, công chức chuẩn, thì việc ứng dụng hộp thư điện tử trong hoạt động hành chính nằm trong khả năng của cán bộ, công chức.

Tuy nhiên, khi trao đổi với một số cán bộ, công chức về vấn đề này, nhiều người cho rằng, nguyên nhân khiến họ chưa mặn mà với việc ứng dụng hộp thư điện tử là do hạ tầng kỹ thuật chưa đảm bảo. Chị Nguyễn Thị L., chuyên viên một sở có quan hệ thủ tục hành chính với các doanh nghiệp, cho biết: “Hộp thư điện tử của tôi nằm trong cổng thông tin điện tử của thành phố, nhưng do cổng thông tin luôn quá tải, nên việc gửi – nhận thư điện tử tương đối chậm, thường xuyên gặp trục trặc. Hơn nữa, dung lượng hộp thư điện tử nhỏ, nếu thư điện tử có dung lượng lớn sẽ không gửi được”. Còn anh Nguyễn Văn N., chuyên viên văn phòng UBND huyện Phong Điền, nói: “Cả phòng chỉ có một máy vi tính nối mạng Internet, nên nhiều lúc phải nhường nhau sử dụng. Gặp những ngày cuối tháng, máy vi tính phải dùng cho việc làm báo cáo, không có máy để ứng dụng hộp thư điện tử. Theo tôi, nếu muốn ứng dụng hộp thư điện tử, giảm văn bản giấy tờ thì điều trước tiên phải trang bị máy vi tính đầy đủ, đảm bảo cán bộ có phương tiện để sử dụng”. Cũng vì hạ tầng kỹ thuật không đảm bảo, nên nhiều mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin như đối thoại trực tuyến giữa người dân, doanh nghiệp với sở, ngành về thủ tục hành chính; giao lưu trực tuyến quận, huyện và thành phố đề ra nhiều năm qua nhưng không thực hiện được.

Mặc dù việc ứng dụng hộp thư điện tử chưa đạt yêu cầu, nhưng Bộ Thông tin – Truyền thông quy định năm 2009 TP Cần Thơ phải có 5 dịch vụ hành chính công ở mức độ 3, có nghĩa giải quyết hành chính qua mạng Internet. Người dân, doanh nghiệp khi có nhu cầu giải quyết hồ sơ hành chính, chỉ cần ngồi ở nhà lên mạng internet tìm kiếm thông tin, biểu mẫu, điền vào gửi đến cơ quan chức năng, để được giải quyết. Riêng UBND thành phố còn đề ra kế hoạch nâng cao một bước trong ứng dụng công nghệ thông tin bằng hình thức tổ chức họp trực tuyến giữa lãnh đạo UBND thành phố với quận, huyện. Kế hoạch này cũng đã được UBND thành phố ghi vốn để xây dựng hệ thống giao ban điện tử đa phương tiện (500 triệu đồng), nhưng đến nay chưa triển khai thực hiện.

***

Quá trình hội nhập, phát triển đang đặt ra cho TP Cần Thơ nhiều thách thức, trong đó có vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động hành chính. Thiết nghĩ, vấn đề này cần được thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời tháo gỡ cản ngại, quyết tâm thực hiện, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính hiện đại như mong mỏi của nhiều người dân và doanh nghiệp thành phố.

Bài, ảnh: NGUYỄN THANH