Một trong những hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Truyền thông MêKông.

Tổ chức sự kiện (event) nhằm giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một trong những hoạt động không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tại TP Cần Thơ, một số công ty tổ chức sự kiện dù mới đi vào hoạt động vài năm nay, nhưng bước đầu đã đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và đang trên đà phát triển.

NHIỀU CƠ HỘI PHÁT TRIỂN

Công ty TNHH Tư vấn Tiếp thị và Thương mại Điện tử Cẩm Vinh được xem là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện có mặt từ khá sớm ở TP Cần Thơ. Khách hàng truyền thống của công ty này là các công ty kinh doanh xe gắn máy, ngân hàng, các siêu thị... không những ở TP Cần Thơ mà còn ở nhiều tỉnh, thành khu vực ĐBSCL. Theo ông Diệp Hoài Minh, Giám đốc công ty, sự ra đời của công ty này do nhu cầu phát triển của kinh tế xã hội. Nếu một doanh nghiệp tự tổ chức một sự kiện (hội nghị khách hàng, động thổ, khai trương, khánh thành, rút thăm may mắn trúng thưởng...) sẽ rất lãng phí tiền của, công sức của nhân viên và mất thời gian vì không chuyên nghiệp.

Nhận thức được tầm quan trọng này, nhiều công ty đã bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất. Theo đánh giá của nhiều khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện, nếu tự đứng ra tổ chức chương trình không thể tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vì phần lớn những buổi tổ chức các sự kiện này đều có khách mời quan trọng, nên sự kiện diễn ra thuận lợi sẽ để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp và cũng là khẳng định một thương hiệu trong tâm trí khách hàng. Một chương trình khai trương, khởi công hay ra mắt một sản phẩm, dịch vụ mới diễn ra tốt đẹp cũng chính là sự kỳ vọng bước khởi đầu cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp đó được thuận lợi hơn.

Ông Diệp Hoài Minh, chia sẻ: “Nhân viên của công ty chỉ quen với công việc chuyên môn. Nếu “bắt” họ ra đón, tiếp khách, dẫn chương trình... nhiều khi không quen sẽ dễ vấp váp, khó tránh khỏi những sơ suất. Bên cạnh đó, để một sự kiện sắp diễn ra thuận lợi phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Có những vật dụng cho lễ khánh thành chỉ sử dụng một lần rồi bỏ, trong khi những công ty tổ chức sự kiện lại có thể sử dụng được nhiều lần, nên không gây lãng phí”.

Hiện nay, tại TP Cần Thơ có trên dưới 10 công ty tổ chức sự kiện đang hoạt động, nên mức độ cạnh tranh cũng khá quyết liệt. Ra đời cách đây khoảng 4 năm, Công ty quảng cáo và tổ chức sự kiện ATV cũng đang được khá nhiều khách hàng biết đến. Ông Mai Anh Tuấn, Giám đốc công ty này cho biết, khi ký kết hợp đồng với khách hàng, công ty thường hỗ trợ khách hàng việc đưa tin về sự kiện trên sóng truyền hình, giới thiệu, quảng bá sản phẩm bằng nhiều hình thức khác.

Hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện một năm qua, Công ty TNHH Truyền thông MêKông đã tổ chức lễ khai trương cho một số doanh nghiệp lớn như: Trung tâm kim hoàn PNJ Cần Thơ, Saigontourist Cần Thơ, Sàn giao dịch bất động sản tại Đồng Tháp... Ông Đinh Đông Vũ, Giám đốc Công ty TNHH Truyền thông MêKông, nói: “Công ty không chỉ nhận tổ chức trọn gói sự kiện theo yêu cầu của khách hàng mà còn nhận thực hiện một số hạng mục trong một sự kiện như: tổ chức sự kiện truyền thông, chương trình ca nhạc chuyên nghiệp, cho thuê dàn âm thanh, ánh sáng...”.

HƯỚNG TỚI CHUYÊN NGHIỆP

Do hoạt động thương mại phát triển, nhu cầu tổ chức lễ động thổ, khởi công, giới thiệu sản phẩm, hoạt động khuyến mãi... ngày càng tăng cao và khách hàng cũng ngày càng khó tính. Khi tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, khách hàng thường yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ tổ chức gửi ý tưởng cho sự kiện của mình để đạt được hiệu quả là đem được hình ảnh của đơn vị tới công chúng. Đây chính là một điểm mới trong hoạt động của các công ty tổ chức sự kiện bởi chính họ phải là người tư vấn cho khách hàng của mình một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm tiếp cận gần hơn với người tiêu dùng và mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực. Cũng chính vì vậy các công ty khi có nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận khách hàng một cách sáng tạo theo kiểu độc đáo.

Gần đây, do kinh tế khó khăn, nhiều doanh nghiệp có xu hướng tiết kiệm tối đa các khoản chi phí không cần thiết, nên doanh thu của nhiều công ty tổ chức sự kiện cũng ít nhiều bị ảnh hưởng. Theo một số nhà cung cấp dịch vụ, trong thời kỳ kinh tế khó khăn, doanh thu tổ chức sự kiện giảm khoảng 15-20% so với trước, nhưng không phải do số lượng hợp đồng bị giảm sút mà chủ yếu do khách hàng muốn “chạy” chương trình thật gọn và tiết kiệm chi phí nhất. Những năm trước, khai trương một sự kiện lớn, khách hàng thường mạnh tay chi thêm kinh phí cho hoạt động múa lân kèm theo các chương trình ca nhạc, đội ngũ nhân viên tiếp đón chuyên nghiệp... Nay, không ít khách hàng đã yêu cầu đơn vị tổ chức sự kiện cắt giảm những tiết mục không cần thiết để dành kinh phí cho các hoạt động quan trọng khác. Ngoài ra, sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty tổ chức sự kiện, nên khách hàng thường khảo giá và cân nhắc rất kỹ trước khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ. 

Sự cạnh tranh, giữ uy tín với khách hàng đòi hỏi các công ty tổ chức sự kiện phải ngày càng chuyên nghiệp hơn. Chẳng hạn như việc logo của công ty khách hàng màu gì thì khi tổ chức các sự kiện trang phục của đội ngũ phục vụ phải đúng màu đó. Hoặc thiết kế thư mời sao cho bắt mắt, khách mời là ai, ngồi chỗ nào, bảo vệ an toàn ra sao... Theo các công ty tổ chức sự kiện thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các sự kện có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho sự kiện và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm, thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Tổ chức sự kiện không những góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một doanh nghiệp, đơn vị... mà còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi, giao lưu với đối tác, các cơ quan truyền thông, công chúng... Ở TP Cần Thơ và nhiều tỉnh, thành trong khu vực đang có nhiều doanh nghiệp, đơn vị tham gia hoạt động đầu tư, kinh doanh với nhu cầu quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ... Sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của các công ty tổ chức sự kiện và các hoạt động của nó trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức tranh tiếp thị đa dạng, tạo nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí người tiêu dùng.

Bài, ảnh: TRIỀU DÂNG