Công tác lưu trữ giữ vai trò nền tảng trong tiến trình cải cách hành chính, góp phần bảo đảm tính liên tục và hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước. Với ý nghĩa trên, Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP Cần Thơ đẩy mạnh chuyển đổi số (CĐS), đặc biệt là số hóa tài liệu lưu trữ, đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin. Qua đó, tạo nền tảng xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, công khai và minh bạch, đáp ứng yêu cầu xây dựng chính quyền số của thành phố.

Cán bộ, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP Cần Thơ đang thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

Sau hợp nhất 3 tỉnh, thành phố (Cần Thơ, Sóc Trăng và Hậu Giang), Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP Cần Thơ đã kịp thời kiện toàn sắp xếp tổ chức bộ máy, đẩy mạnh công tác CĐS, nhằm đảm bảo hoạt động ổn định và thông suốt. Hạ tầng công nghệ thông tin và các phần mềm dùng chung được rà soát, chuẩn hóa và khai thác hiệu quả dữ liệu lưu trữ. Quy trình nghiệp vụ, dữ liệu và hồ sơ công việc từng bước được triển khai thống nhất trong toàn đơn vị. Tất cả văn bản chỉ đạo, điều hành được xử lý trên phần mềm trang thông tin điện tử https://vanban.cantho.gov.vn.

Theo bà Ngô Thị Kim Thùy, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP Cần Thơ, thông qua việc thu thập, bảo quản và khai thác có hệ thống hồ sơ, tài liệu, việc số hóa lưu trữ giúp cơ quan hành chính tra cứu nhanh chóng thông tin, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân. Đồng thời, giúp chuẩn hóa quy trình, hạn chế sai sót, phòng ngừa thất lạc hồ sơ, từ đó rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao chất lượng phục vụ cá nhân, tổ chức.

Bà Ngô Thị Kim Thùy cho biết, công tác số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn thành phố được Trung tâm triển khai đảm bảo tiến độ theo chỉ đạo của Bộ Nội vụ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đạt nhiều kết quả tốt. Nổi bật là dự án số hóa tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh Cần Thơ (cũ), thời gian tài liệu từ năm 1992 đến năm 2003. Theo đó, từ năm 2015 đến nay, đã số hóa hơn 1,4 triệu tờ tài liệu trang A4 (tài liệu lưu trữ lịch sử có giá trị vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm). Đối với tài liệu thuộc tỉnh Hậu Giang (cũ), đã thực hiện số hóa 9 triệu trang A4 của 134 phông thuộc sở, ban, ngành và cấp huyện. Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và CĐS quốc gia, UBND thành phố đã phê duyệt đầu tư kho lưu trữ điện tử, với tổng kinh phí hơn 15 tỉ đồng.

Hiện nay, Trung tâm đang quản lý, bảo quản tổng số tài liệu lưu trữ hơn 50.000m giá tài liệu đóng gói, niêm phong và thu gom tài liệu từ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện sau khi giải thể của 3 tỉnh, thành trước hợp nhất. Trung tâm đã tham mưu Sở Nội vụ tiếp tục khảo sát tài liệu lưu trữ của các sở, ban, ngành và xã, phường để phục vụ Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố sau sắp xếp tổ chức bộ máy giai đoạn 2026-2030. Thời gian tới, Trung tâm sẽ tham mưu tổ chức, thực hiện Kế hoạch số 145/KH-UBND ngày 11-11-2025 của UBND thành phố về thực hiện số hóa tài liệu sau hợp nhất các tỉnh, thành, với kinh phí được duyệt hơn 142 tỉ đồng, tương đương gần 28 triệu trang A4 tài liệu (thực hiện trong giai đoạn 2026-2030).

Bà Ngô Thị Kim Thùy nhấn mạnh, công tác số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu tất yếu mang ý nghĩa chiến lược, tiến tới việc hiện đại hóa công tác lưu trữ trong tình hình mới. Vì vậy, Trung tâm tập trung triển khai đẩy mạnh CĐS gắn với đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, viên chức; quan tâm đầu tư hạ tầng, phần mềm đáp ứng yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữ. Từ đó, góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý, điều hành công việc và xử lý, khai thác trao đổi thông tin.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP Cần Thơ hiện có 3 trụ sở làm việc: trụ sở chính đặt tại phường Hưng Phú, cơ sở 1 tại phường Vị Tân, cơ sở 2 tại phường Phú Lợi. Trong đó, diện tích kho sử dụng hơn 2.600m2 (tương đương 36 kho), có thể lưu trữ gần 14.000m giá tài liệu.

Về tổ chức bộ máy, Trung tâm có Ban Giám đốc và 4 phòng chuyên môn: Hành chính - Tổng hợp, Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2 và Nghiệp vụ 3. Tổng số biên chế hiện có 45/53 biên chế, trong đó có 2 hợp đồng lao động. Trình độ chuyên môn: 4 người có trình độ thạc sĩ, 40 người có trình độ đại học (chuyên ngành Lưu trữ học, Luật, Hành chính, Quản trị văn phòng, Công nghệ thông tin) và 1 người có trình độ trung cấp hành chính. 

Bài, ảnh: QUỐC THÁI