Microsoft cung cấp 2 phiên bản khác nhau của Office cho hệ điều hành mới nhất - Windows 10, bao gồm một phiên bản dành cho máy tính chạy Windows với nền Desktop truyền thống và một cho thiết bị cảm ứng. Dù khác nhau, các ứng dụng chạy trên nền Desktop vẫn có chế độ cảm ứng và các ứng dụng dùng cho cảm ứng vẫn có thể chạy trên nền Desktop. Chúng ta sẽ xem sự khác nhau và ưu điểm của chúng để sử dụng một cách hiệu quả nhất.

Desktop Office và Universal Office

Các ứng dụng văn phòng dành cho máy tính Windows với nền Desktop của Microsoft sẽ tiếp tục đồng hành với Windows 10. Office 2016 là sự kế thừa của Office 2013, với các ứng dụng đặc trưng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, và một số ứng dụng văn phòng khác. Chúng đã được cải tiến với một "chế độ cảm ứng" kể từ khi có Windows 8, và sẽ tiếp tục được hoàn thiện với chức năng "chỉnh sửa theo thời gian thực" để tích hợp với đám mây (OneDrive) của Microsoft. Tuy nhiên, các ứng dụng văn phòng tiêu biểu (Word, Excel, PowerPoint) dành cho người dùng Windows trên toàn thế giới vẫn không thay đổi.

Microsoft hiện nay cũng cung cấp các phiên bản "ứng dụng phổ quát" của Office. Đây không phải là các ứng dụng Office với nền Desktop Windows truyền thống, dù nó có thể chạy trên nền Desktop. Chúng là những phiên bản Windows của các ứng dụng văn phòng mà Microsoft đã cung cấp cho iPad và máy tính bảng Android. Bởi vì chúng là "phổ quát", chúng cũng sẽ chạy trên các điện thoại Windows.

Các ứng dụng này có sẵn trong Windows Store. Giao diện của chúng được thiết kế phù hợp cho việc sử dụng cảm ứng và có dung lượng nhẹ hơn.

Ưu điểm của Desktop Office

Các ứng dụng Office dành cho Windows truyền thống, được đóng gói với một lượng lớn các tính năng ưu việt được "tích cóp" qua nhiều năm, nhiều phiên bản, với mọi thứ từ trộn thư (mail merge) đến macro.

Microsoft đã xây dựng những sản phẩm văn phòng "phù hợp với bàn phím và chuột", và họ vẫn tiếp tục thúc đẩy phát triển dòng sản phẩm đó. Nếu bạn đã từng sử dụng Office trên Windows trước đây, thì những ứng dụng trong phiên bản mới sẽ không quá xa lạ. Chúng có tất cả tính năng tiêu biểu mà bạn cần và được cải tiến tối ưu để phù hợp cho máy tính Windows truyền thống. Tuy nhiên, nếu bạn cần các tính năng nâng cao, bạn vẫn có thể chạy các ứng dụng này trên một máy tính bảng Windows có giao diện cảm ứng.

Các ứng dụng này không miễn phí. Bạn sẽ phải mua một bản sao đóng gói của Office 2016 hoặc trả tiền cho một thuê bao Office 365 để có được chúng.

Ưu điểm của Universal Office

Universal Office là các ứng dụng văn phòng mới - chúng là các phiên bản Windows của các ứng dụng mà Microsoft trước đây phát hành cho iPad và máy tính bảng Android. Các ứng dụng này khá đơn giản và có ít tính năng, chỉ có các phiên bản rút gọn Word, Excel, PowerPoint, OneNote cùng các phiên bản đơn giản hóa của Outlook và Calendar.

Microsoft đang thúc đẩy thiết kế các ứng dụng này như dòng sản phẩm dành riêng cho thiết bị cảm ứng và điện thoại di động. Chúng sẽ được cài đặt sẵn miễn phí trên điện thoại và máy tính bảng nhỏ chạy Windows 10, và có sẵn để tải về từ Windows Store cho các thiết bị khác. Thông điệp của Microsoft là khá rõ ràng - sử dụng các ứng dụng này trên điện thoại và máy tính bảng nhỏ, và sử dụng các ứng dụng "Desktop Office" trên máy tính cá nhân. Nhưng bạn vẫn có thể cài đặt các ứng dụng "Universal" trên Windows 10.

Về chi phí. Trên iPad, iPhone, máy tính bảng và điện thoại Android, các ứng dụng "Universal" không đòi hỏi một thuê bao trả tiền. Có thể là các ứng dụng phổ quát sẽ không yêu cầu đăng ký ở tất cả thiết bị chạy Windows 10, cho phép bạn sử dụng chúng để thực hiện các chỉnh sửa cơ bản - ngay cả trên các máy tính để bàn - mà không phải trả bất cứ khoảng tiền nào. Nếu Microsoft thực sự cung cấp miễn phí các ứng dụng Universal Office, chúng sẽ là một lựa chọn tốt cho người dùng máy tính để bàn phổ thông – những người không cần bộ phần mềm Microsoft Office đầy đủ.

HOÀNG THY