Soạn văn bản ở chế độ ngoại tuyến  trên Google Docs.

Microsoft đã tung ra Office 2013 và Office 365. Office 365 có giá 9,99 USD/tháng hoặc 99 USD/năm, trong khi Office 2013 có giá 219,99 USD cho phiên bản Home và Business. Các sản phẩm này đều chỉ được sử dụng trên một máy tính ở một thời điểm xác định.

Trước khi mở ví của bạn, hãy tự hỏi bạn có thật sự cần Microsoft Office 2013 hoặc Office 365 hay không. Nếu bạn cũng như nhiều người dùng gia đình, sinh viên, và thậm chí là doanh nghiệp, chỉ có những yêu cầu đơn giản, thì tốt nhất nên tìm đến các ứng dụng văn phòng chất lượng cao để thay thế.

Ứng dụng văn phòng trên nền web miễn phí

Google Docs là ứng dụng hoàn toàn miễn phí. Nó có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị, thậm chí trên điện thoại thông minh hay máy tính bảng, do đó bạn có thể nhanh chóng xem các tài liệu trên thiết bị di động lẫn máy tính.

Để cạnh tranh với Google Docs, Microsoft cũng cung cấp ứng dụng miễn phí trên nền web - Office Web Apps. Cách đăng ký và sử dụng Office Web Apps trên trình duyệt cũng giống như với Google Docs.

Đối diện với khả năng phải trả hàng trăm USD mỗi khi Microsoft phát hành một phần mềm văn phòng mới hoặc chi cả ngàn USD trong thời hạn 10 năm với thuê bao Office 365, như thế mới thấy được các ứng dụng văn phòng thay thế chất lượng cao nhưng lại miễn phí là hết sức giá trị.

Bạn có thật sự cần Microsoft Office không?

Phiên bản Microsoft Office đầy đủ dành cho máy tính được đóng gói với rất nhiều tính năng, hầu hết bạn sẽ không tìm thấy trong Google Docs thậm chí trong Office Web Apps của Microsoft. Nếu bạn làm một cuốn sách bằng Microsoft Word và cần phải xây dựng các chỉ mục (mục lục) hoặc quản lý một cơ sở dữ liệu phức tạp với Microsoft Access hay sử dụng các macro phức tạp trong Microsoft Excel... thì sử dụng Microsoft Office là hợp lý.

Tuy nhiên, nếu bạn cần soạn một tài liệu Word tiêu chuẩn, tạo ra các bài thuyết trình hoặc làm các bảng tính với một số công thức đơn giản thì Office Web Apps hoặc Google Docs là đủ cho bạn.

Google Docs có thể xuất các tài liệu sang các định dạng Microsoft Office và PDF dễ dàng, trong khi Office Web Apps tương thích tuyệt vời với các định dạng Microsoft Office. Bạn thậm chí có thể lưu trữ tài liệu trực tuyến như một trang web để chia sẻ dễ dàng với những người khác.

Ưu điểm của ứng dụng văn phòng trên nền web

Ngoài việc miễn phí, các ứng dụng văn phòng trên nền web có sẵn ở bất cứ nơi nào, và có tính năng tương tác tuyệt vời. Cả Google Docs và Office Web Apps đều cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu ở cùng thời điểm qua Internet. Tài liệu của bạn luôn đồng bộ hóa trên bất cứ máy tính xách tay hay máy tính để bàn nào mà bạn đang sử dụng, và có thể truy cập chúng từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Chúng được lưu trữ trực tuyến, do đó chúng được bảo mật tốt hơn và không sợ bị mất trong trường hợp ổ cứng máy tính của bạn bị hỏng.

Quá nhiều tính năng trong các phần mềm văn phòng đôi khi là điều bất lợi. Chính vì vậy, Office Web Apps và Google Docs có giao diện khá đơn giản, giúp dễ dàng tìm thấy những tính năng quan trọng nhất ngay khi cần.

Office Web Apps và Google Docs – “mỗi người mỗi vẻ”

Google Docs đi tiên phong trong phần mềm văn phòng trên nền web. Nó cung cấp các tính năng mà Office Web Apps không có, chẳng hạn như khả năng tạo, chỉnh sửa và xem các tài liệu ở chế độ ngoại tuyến (không kết nối Internet). Nó cũng tự động lưu các tài liệu khi bạn đang làm việc, trong khi Office Web Apps yêu cầu bạn phải tự bấm nút lưu và không hỗ trợ làm việc ngoại tuyến. Nếu bạn gặp trục trặc trong kết nối Internet hay trình duyệt web bị treo, tài liệu của bạn vẫn an toàn trong Google Docs.

Tuy nhiên, Office Web Apps của Microsoft lại có giao diện quen thuộc hơn nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Office. Đặc biệt, nếu bạn thích giao diện Ribbon trong các phiên bản gần đây của Microsoft Office, thì Office Web Apps sẽ mang lại cho bạn nhiều điều thú vị. Ngoài ra, Office Web Apps cũng cung cấp các nút liên kết để bạn dễ dàng mở các tài liệu Word, Excel, hoặc PowerPoint có sẵn trong máy tính.

Google Docs cho phép truy cập dữ liệu từ dịch vụ Google Drive, trong khi Office Web Apps liên kết với dịch vụ SkyDrive. Trước tiên, bạn hãy thử cả hai ứng dụng này, sau đó chọn một “bạn đồng hành” tốt nhất.

Hoàng Thy