Nhắn tin video mang đến một bước ngoặt mới cho truyền thông không đồng bộ và có thể giúp các doanh nghiệp kết nối nhân viên hiệu quả hơn khi các chiến lược làm việc kết hợp từ xa tiếp tục diễn ra.

Truyền thông không đồng bộ có thể giúp các doanh nghiệp kết nối nhân viên hiệu quả hơn.

Các cuộc họp trực tuyến rất quan trọng trong việc kết nối những người làm việc từ xa trong đại dịch COVID-19, nhưng những giao tiếp theo thời gian thực này cũng có nhược điểm, nhiều người làm việc từ xa phải đối mặt với lịch trình dày đặc các cuộc họp video liên tục và cố gắng bắt kịp các đồng nghiệp trong khi phải làm việc cùng nhiều đối tác.

Do đó, ngày càng nhiều nhà cung cấp phần mềm cộng tác hiện đang giới thiệu một dạng tin nhắn video “không đồng bộ” (Async) như một tùy chọn để giúp giao tiếp tại nơi làm việc ít đòi hỏi hơn. Ý tưởng là thay vì lên lịch cuộc họp trực tuyến với đồng nghiệp có thể thu trước một đoạn video ngắn (hoặc tin nhắn thoại) để gửi cho đồng nghiệp xem bất cứ khi nào thuận tiện. Ðiều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm khác nhau hoặc đối tác không cùng múi giờ, tránh phải sắp xếp các cuộc họp vào những thời điểm khó khăn và cho những nhân viên có lịch trình linh hoạt.

Mike Gotta, Phó Chủ tịch nghiên cứu tại Gartner, cho biết: “Chúng ta thấy là có nhiều cơ hội hơn cho các nhóm làm việc. Nhắn tin không đồng bộ cung cấp cho chúng ta một tùy chọn khác, thay vì trò chuyện nhóm trực tuyến kéo dài, tôi chỉ có thể đăng một tin nhắn có tiêu đề ‘Ðây là trạng thái của tôi’, sau đó là nội dung những gì bạn muốn trao đổi trong buổi trực tuyến”.

Các tính năng video không đồng bộ cho nơi làm việc gần đây xuất hiện liên tục trên các ứng dụng hội nghị trực tuyến. Slack đã tung ra tính năng Clip vào tháng trước. Nó cho phép người dùng gửi các bản ghi video ngắn, âm thanh và chia sẻ màn hình cho đồng nghiệp. Cisco gần đây tiết lộ VidCast cũng cung cấp chức năng tương tự. Danh sách ngày càng tăng khi Zoom, GoToMeeting, Dropbox, Loom, Claap, easyUp, Supernormal và Weet cũng công bố bổ sung các tính năng nhắn tin video trong ứng dụng của mình.

Truyền thông không đồng bộ là gì?

Giao tiếp không đồng bộ không phải là mới, thuật ngữ này chỉ đơn giản mô tả thông tin liên lạc giữa hai hoặc nhiều người mà không yêu cầu phản hồi ngay lập tức từ người nhận.

Theo Angela Ashenden, nhà phân tích chính tại CCS Insight, làm việc cộng tác đang có xu hướng chuyển từ thời gian thực sang thời gian không thực. Email là một ví dụ rõ ràng cho việc này. Trong khi các ứng dụng quản lý công việc, bảng trắng kỹ thuật số, wiki và mạng xã hội doanh nghiệp đều hỗ trợ cùng một cách tiếp cận, tin nhắn video đã trở thành cách tiếp cận mới, bổ sung thêm tính biểu đạt của giao tiếp bằng lời nói trực tiếp mà email còn thiếu.

Truyền thông không đồng bộ là hình thức đối lập với các liên lạc thời gian thực, như họp trực tuyến, gọi điện thoại hoặc trò chuyện tin nhắn tức thì. Hiện nay, một số công ty đã bắt đầu ủng hộ phương án này, vì nó giúp nhân viên từ xa linh hoạt hơn trong chọn lựa cách giao tiếp của mình.

Công ty phần mềm Gitlab cho biết trong tài liệu mô tả sáng kiến ​​”Async 3.0” rằng “giao tiếp không đồng bộ là một điểm khác biệt đáng kể trong một thế giới mà các doanh nghiệp ngày càng xa cách”. Ðối với GitLab, hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ đối với doanh nghiệp có lực lượng lao động từ xa lớn, có rất nhiều lợi ích. Chúng bao gồm các thông tin liên lạc chu đáo hơn được ghi chép đầy đủ, cũng như giảm căng thẳng và tự chủ hơn cho người lao động.

Trong một công ty với giao tiếp không đồng bộ, các thành viên trong nhóm được trao quyền tự quyết để chuyển các dự án về phía trước theo một lịch trình phù hợp. Ðiều này có nghĩa là mọi người có thể tự do đạt được kết quả trong điều kiện thuận lợi nhất với họ.

Cuối cùng, theo Ashenden, điều quan trọng đối với các tổ chức là cho phép các nhóm và cá nhân giao tiếp theo cách họ ưa thích, bất kể cách tiếp cận đó hoặc sự kết hợp của các cách tiếp cận có thể là gì. Nhắn tin video không đồng bộ chỉ đơn giản là đưa ra một phương thức khác, một bức tranh mới trong công ty, để mọi người đạt được hiệu quả công việc cao hơn. Và cho đồng bộ hay không đồng bộ, dựa trên video hay văn bản, chúng ta cần xây dựng các phương thức giao tiếp cho ”bức tranh” đó. Một số người có thể sẽ có những sở thích khác nhau, như họ thích tương tác trực tiếp, email hoặc tin nhắn... Nhưng, chúng ta phải nắm lấy tất cả.

HOÀNG THY (Theo Computer World)