Bên cạnh việc sử dụng các ứng dụng trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office trên máy tính để bàn, người dùng hiện tại cũng rất cần sử dụng chúng trên điện thoại di động do yêu cầu công việc mọi lúc mọi nơi. Nhằm giúp người dùng xử lý công việc trên thiết bị di động ngày càng hiệu quả hơn, Microsoft đã tung ra một ứng dụng văn phòng mới được thiết kế riêng cho các điện thoại iPhone và thiết bị Android. Mang tên gọi Microsoft Office, hay chỉ Office, ứng dụng này kết hợp tất cả Word, Excel và PowerPoint vào trong một để giúp người dùng thuận tiện hơn khi làm việc với nhiều loại tập tin khác nhau, đồng thời sử dụng ít dung lượng hơn so với từng ứng dụng riêng lẻ.

Giao diện tạo tài liệu mới của ứng dụng Microsoft Office mới. 

Ứng dụng Office mới cung cấp nhiều tính năng mới hấp dẫn, trong đó có Office Lens để quét tài liệu, ký tên tập tin PDF, chuyển hình ảnh và văn bản thành tập tin PDF và trích xuất chữ và bảng biểu từ hình ảnh. Người dùng thậm chí còn có thể xem và tạo các ghi chú Sticky Notes nếu có sử dụng công cụ này trên máy tính để bàn.

Người dùng sử dụng thiết bị của Apple cũng cần lưu ý rằng ứng dụng Microsoft Office được thiết kế cho điện thoại iPhone và chưa có phiên bản tối ưu cho máy tính bảng iPad. Do đó, iPad vẫn sử dụng được ứng dụng này, nhưng ở chế độ màn hình nhỏ hơn. Người dùng thiết bị Android thì dễ dàng sử dụng ứng dụng Office mới trên cả điện thoại và máy tính bảng. Phiên bản cho iPhone và phiên bản cho thiết bị Android có một số khác biệt nhỏ về giao diện và tính năng, nhưng những tính năng cơ bản đều có trên cả hai phiên bản.

Cách cài đặt và sử dụng

Để bắt đầu, người dùng mở ứng dụng App Store (đối với iPhone) hay CH Play (đối với thiết bị Android) để tìm và cài đặt ứng dụng Microsoft Office mới. Ở lần đầu tiên mở ứng dụng Office mới, người dùng sẽ được yêu cầu kết nối tài khoản. Người dùng hãy nhấp vào liên kết Kết nối tài khoản, rồi đăng nhập tài khoản Microsoft của mình với tên người dùng và mật khẩu.

Ngay sau khi người dùng đăng nhập, ứng dụng Office sẽ quét và hiển thị danh sách các tập tin Office mà người dùng vừa mở gần đây nhất, có cả tập tin văn bản Word, bảng tính Excel, trình chiếu PowerPoint lẫn ghi chú Sticky Notes. Người dùng có thể kéo màn hình xuống để tìm các tập tin cũ hơn, nhấn vào tập tin muốn xem, rồi kéo màn hình để đọc nó. Để chỉnh sửa, người dùng nhấn vào chỗ nào đó trong phần nội dung, hay nhấn vào biểu tượng có hình cây viết ở trên. Chỉnh sửa xong, người dùng nhấn vào nút có hình dấu kiểm để lưu, rồi nhấn vào nút mũi tên ở góc trên bên trái để trở về màn hình chính.

Để quản lý một tập tin nào đó, người dùng nhấn vào nút có hình ba chấm dọc ở bên phải của nó. Tại đây, người dùng sẽ có một số lựa chọn. Đối với thiết bị Android, người dùng có thể chia sẻ tập tin, loại bỏ khỏi danh sách và xem thuộc tính của tập tin. Trong khi đó, với iPhone, người dùng có thể chia sẻ tập tin, ghim tập tin lên đầu, loại bỏ khỏi danh sách, mở trong dịch vụ OneDrive, đổi tên, di chuyển, xóa và xem thuộc tính của tập tin.

Để tìm tập tin không có trong danh sách, người dùng hãy nhấn vào biểu tượng thư mục ở góc trên bên phải. Ở màn hình kế tiếp, người dùng sẽ có thêm rất nhiều vị trí để tìm tập tin như: OneDrive, Được chia sẻ với tôi, Thiết bị này, Google Drive và các ổ đĩa đám mây khác.

Để tạo một tài liệu mới, người dùng nhấn vào nút dấu cộng bên dưới, rồi chọn Tài liệu. Ở màn hình kế tiếp, người dùng sẽ bắt gặp ba dạng tập tin là Word, Excel và PowerPoint. Mỗi dạng tập tin cũng có ba lựa chọn là Quét, Tạo tập tin trống và Tạo tập tin từ mẫu. Lựa chọn Quét cho phép người dùng sử dụng camera của điện thoại để quét các tài liệu đã có sẵn, trong khi lựa chọn Tạo tập tin từ mẫu sẽ cung cấp cho người dùng một số mẫu trình bày sẵn rất đẹp và thuận tiện.

Bên cạnh đó, ứng dụng Microsoft Office mới còn có một số tính năng tiện dụng khác ở nút Hành động. Khi nhấn vào nó, người dùng sẽ có thể Truyền tệp, Chia sẻ ở gần, trích xuất chữ/ bảng biểu từ hình ảnh ra tập tin tài liệu tương ứng, ký tên tập tin PDF, chuyển đổi tập tin PDF và quét mã QR để mở tập tin hoặc liên kết. Tính năng Truyền tệp sẽ giúp người dùng dễ dàng trao đổi tập tin không dây giữa máy tính để bàn và điện thoại thông qua trang web https://filetransfer.trafficmanager.net/, trong khi tính năng Chia sẻ ở gần giúp người dùng chia sẻ tập tin nhanh chóng với bạn bè sử dụng điện thoại đang ở gần.

LÊ PHI (Theo Tech Republic)