Theo các chuyên gia, các tính năng trí tuệ nhân tạo (AI) mới trong các ứng dụng văn phòng sẽ làm tăng năng suất lao động, cung cấp sự hiểu biết sâu rộng hơn về kinh doanh và giúp tăng trưởng kinh tế.

Tiềm năng tăng trưởng kinh tế

Theo một nghiên cứu năm 2017 từ PwC (một mạng lưới dịch vụ chuyên nghiệp đa quốc gia), việc áp dụng AI vào các ứng dụng văn phòng là một xu hướng tất yếu, nhưng nó vượt hơn dự kiến của các chuyên gia, sẽ thúc đẩy tăng năng suất lao động đáng kể trong tương lai gần. GDP toàn cầu dự báo sẽ cao hơn tới 14% (tương đương với 15,7 ngàn tỉ đô-la) vào năm 2030 do sự phát triển và tăng cường của AI, báo cáo cho biết.

Rõ ràng, cải thiện năng suất lao động sẽ thúc đẩy tăng GDP khi các công ty tìm cách tăng năng suất của lực lượng lao động của họ bằng các công nghệ AI để tự động hóa một số nhiệm vụ và giúp đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn cho doanh nghiệp.

Hiện nay, nhiều sản phẩm được tăng cường AI đã xuất hiện, nghiên cứu cho thấy, nhu cầu của người dùng đối với công nghệ sẽ tăng lên khi mọi người bắt đầu phụ thuộc vào tự động hóa và cá nhân hóa. Đương nhiên, các nhà sản xuất phần mềm văn phòng như Microsoft, Google và các hãng khác sẽ tiếp tục đưa khả năng AI và học máy (ML) vào các sản phẩm của họ với nỗ lực là một phần của những lợi ích chung này.

AI đã sẵn sàng cho văn phòng

Có lẽ bạn đã sử dụng một số tính năng do AI điều khiển, ví dụ tính năng Trả lời thông minh của Gmail xây dựng các phản hồi sẵn sàng cung cấp bằng một cú nhấp chuột hoặc tính năng Soạn thư thông minh của nó gợi ý các câu trong bài viết bằng giọng nói của bạn. Cả hai tính năng đều dựa trên tin nhắn và trả lời trước đó của bạn.

Khi bạn làm việc trong Google Docs, tính năng Truy cập nhanh tài liệu được điều khiển bằng AI hiển thị bảng điều khiển với các tài liệu có khả năng liên quan đến bạn đang hoạt động, dựa trên nội dung tài liệu của bạn và các tập bạn sử dụng trong Google Drive.

Tìm kiếm trên đám mây của G Suite cũng cho phép đồng nghiệp tìm kiếm trên các tập của tổ chức và sử dụng công cụ học máy để giúp tìm kiếm đơn giản hơn.

Đối với người dùng Office 365, Microsoft kết hợp AI vào PowerPoint với tính năng Trình thiết kế, tự động tạo các tùy chọn bố cục trong bản trình bày dựa trên hình ảnh, biểu đồ hoặc bảng biểu bạn thêm vào.

Các lĩnh vực khác mà Office 365 đang nhận được sự tăng cường AI bao gồm phân tích dữ liệu và tìm kiếm được cá nhân hóa. Tìm kiếm trên mạng được cải thiện bởi ứng dụng MS Graph (của Microsoft) và AI để cho kết quả tốt hơn dựa trên những gì bạn quan tâm và lịch sử tìm kiếm.

Trong khi đó, Bộ ứng dụng văn phòng trên nền tảng đám mây của Zoho One bao gồm trợ lý AI có tên Zia, được sử dụng để phân tích dữ liệu bán hàng và đưa ra dự đoán về các giao dịch có khả năng thành công, hoặc phát hiện ra các vấn đề có thể ảnh hưởng đến doanh thu trong tương lai. Trợ lý Zia đang mở rộng trên tất cả các ứng dụng Zoho One cũng có thể theo dõi email và nhắc nhở người dùng theo dõi với khách hàng…

Sự đánh đổi và mối quan tâm an ninh

Theo các chuyên gia, doanh nghiệp sẽ thấy tăng năng suất thực sự từ việc kết hợp AI vào các phần mềm văn phòng, nhưng cũng cảnh báo những rủi ro cần được xem xét khi thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên và quan trọng.

Sheldon Fernandez, CEO của nhà cung cấp công nghệ AI Darwin cho biết, mức độ ảnh hưởng của AI ngày càng lớn và tinh vi đối với người dùng, điều đó hạn chế sự tham gia của họ với các tác vụ hàng ngày dẫn đến làm giảm kỹ năng của họ. Sự phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ với các nghề cần kỹ năng cao như bác sĩ hoặc phi công… sẽ dễ dàng làm suy yếu kỹ năng cá nhân.

Bên cạnh đó, nhiều chuyên gia cũng lo ngại về những rủi ro bảo mật, bao gồm việc lộ dữ liệu của doanh nghiệp, quyền riêng tư và thông tin cá nhân. Steve Wilson, Phó Chủ tịch Công ty cung cấp công nghệ đám mây Citrix, khuyên người dùng nên nhớ rằng, những gì họ đồng ý về dữ liệu mà họ cho phép ứng dụng thu thập, có thể bị chia sẻ hoặc bán lại. Và để bảo vệ dữ liệu cá nhân và doanh nghiệp, bạn cần tích cực trong việc tự kiểm duyệt loại dữ liệu của mình, nhất là biết được những gì nên chia sẻ. Bạn cần đọc qua “quyền” thu thập và sử dụng dữ liệu của ứng dụng. Hãy cẩn thận xem xét những gì bạn có thể cho hoặc chia sẻ.

Hoàng Thy (Theo Computerworld)