16/07/2020 - 06:57

Hiện đại hóa công tác Ðoàn vụ 

Công tác Đoàn vụ, nhất là lĩnh vực văn phòng, văn thư - lưu trữ, quản lý đoàn viên, phát sinh rất nhiều hồ sơ, dữ liệu. Từ thực tế này, các cấp bộ Đoàn TP Cần Thơ đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tận dụng nền tảng mạng xã hội, vận hành các phần mềm quản lý hồ sơ công việc, góp phần tạo thuận lợi cho công tác điều hành và xây dựng cơ sở dữ liệu về Đoàn vụ khoa học và hiệu quả hơn.

Cán bộ Văn phòng Thành đoàn Cần Thơ tham mưu các văn bản trên phần mềm “Quản lý hồ sơ công việc”, góp phần hiện đại hóa công tác Đoàn vụ.

►Tận dụng công nghệ

Theo anh Lương Hiển Ðạt, Chánh Văn phòng Thành đoàn Cần Thơ, công tác văn phòng của cơ quan gồm nhiều lĩnh vực, từ khánh tiết, tài chính - quản trị, văn thư - lưu trữ đến thi đua, khen thưởng. Hầu hết các mặt công tác đều được đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, điều hành. Nổi bật là phần mềm “Quản lý hồ sơ công việc” được Sở Thông tin và Truyền thông TP Cần Thơ cung cấp, được cơ quan Thành đoàn đưa vào áp dụng từ năm 2015 đến nay. Phần mềm gồm các mục xử lý công việc, văn bản đến, văn bản đi, báo cáo thống kê, hồ sơ công việc và văn bản nội bộ. Tất cả các văn bản đều được xử lý trực tuyến trên phần mềm này, đặc biệt lãnh đạo cơ quan có thể theo dõi, kiểm tra tiến độ xử lý từng văn bản. Vì vậy, công tác quản lý, điều hành có sự chuyển biến tích cực.

Anh Ðạt chia sẻ: “Có 3 lợi ích từ khi áp dụng phần mềm này là tiết kiệm giấy, công tác lưu trữ hiệu quả hơn, đồng thời giúp kết nối, tạo sự thông suốt giữa Văn phòng và Ban chuyên môn nói chung, trưởng các bộ phận nói riêng”. Trước đây, khi chưa có phần mềm, mỗi loại văn bản, cơ quan phải in ra ít nhất 20 bản gửi lãnh đạo các Ban chuyên môn, sao lưu, chỉ để nắm thông tin, chưa kể hàng chục văn bản phát sinh hằng tuần, hằng tháng, như: văn bản tiếp nhận từ các sở, ban, ngành và địa phương; các loại báo cáo theo quy định, rất tốn kém. Do đó, khi có phần mềm, ngoài việc tiết kiệm giấy, phần mềm còn có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan kiểm tra tiến độ công việc; có kênh phản hồi văn bản trình duyệt, sao lưu hồ sơ công việc, tránh trường hợp hồ sơ công việc bị ách tắc mà lãnh đạo cơ quan không biết.

Chị Bùi Thị Lan, cán bộ Văn phòng Thành đoàn, cho rằng những tiện ích của phần mềm giúp chị giải quyết công việc thuận lợi và nhanh chóng hơn. Khi nhận văn bản đến, chị nhập dữ liệu theo loại văn bản, đến khi lãnh đạo cần, chị truy xuất trong phần mềm, sau đó in ra để trình lãnh đạo. Quá trình này chỉ mất vài giây, trong khi nếu tra cứu hồ sơ giấy, mất nhiều thời gian hơn, chưa kể trường hợp hồ sơ giấy có thể bị hư hỏng, thất lạc. Bên cạnh việc lưu trữ văn bản giấy (theo quy định), thì hồ sơ công việc lưu trữ trên phần mềm giúp cơ quan có thêm một kênh lưu trữ dữ liệu an toàn và hiệu quả hơn.

►Nhiều sáng kiến hiệu quả

Hơn 2 năm qua, Cơ quan Thành đoàn Cần Thơ đã tăng cường ứng dụng các nền tảng Internet nói chung và mạng xã hội nói riêng trong công tác Ðoàn vụ. Ðơn cử như việc sử dụng mã QR trong lưu trữ và phát hành hồ sơ công việc. Trong các hội nghị, hội thảo, cơ quan Thành đoàn đều sử dụng mã QR để phát hành văn bản. Hầu như cán bộ Ðoàn đều có điện thoại thông minh, vì vậy việc đọc văn bản trực tuyến khá dễ dàng và tiện theo dõi. Hay như từ sau dịch COVID-19, các hội nghị triển khai nghị quyết của Ðoàn - Hội đều được tổ chức trực tuyến, kết nối điểm cầu thành phố với các đơn vị trực thuộc. Một số chương trình, sự kiện của Ðoàn cũng được livestream trên Fanpage của Thành đoàn, tạo hiệu quả truyền thông lớn nhưng không tốn nhiều kinh phí. Các cuộc khảo sát trực tuyến phục vụ Hội nghị giao ban an ninh tư tưởng hằng quý cũng được Ban Tuyên giáo Thành đoàn tận dụng từ nền tảng trực tuyến của Google hoặc Facebook.

Anh Lương Hiển Ðạt cho biết: “Ðể công tác văn phòng ngày càng hiệu quả, hằng năm, cơ quan đều cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn công tác tài chính, thi đua, khen thưởng… Qua đó, giúp cán bộ, công chức cập nhật kiến thức, áp dụng hiệu quả vào công việc”. Nhiều mô hình góp phần xây dựng văn hóa công sở cũng nhận được sự hưởng ứng tích cực của cán bộ, công chức cơ quan, từ mô hình “Phòng họp không giấy”, họp trực tuyến đến mô hình “Văn phòng xanh”, “Nói không với sử dụng chai nhựa”.

Các hoạt động truyền thông về cải cách hành chính cũng được cơ quan Thành đoàn đẩy mạnh thực hiện; vận động cán bộ, đoàn viên ở các cơ sở Ðoàn đóng góp sáng kiến vào ngân hàng ý tưởng sáng tạo do Trung ương Ðoàn TNCS Hồ Chí Minh phát động. Kết quả, từ tháng 1-2019 đến nay, các cấp bộ Ðoàn đã đóng góp 242 ý tưởng, sáng kiến nâng cao hiệu quả công việc. Ban Thường vụ Thành đoàn chỉ đạo các cấp bộ Ðoàn xây dựng nhiều mô hình tư vấn, hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính. Qua đó đã xuất hiện nhiều cách làm sáng tạo: Ðội thanh niên tình nguyện hướng dẫn thủ tục hành chính, mô hình “Nụ cười văn hóa công sở”… Những cách làm trên đã và đang góp phần tích cực vào hiện đại hóa công tác Ðoàn vụ, phát huy vai trò tuổi trẻ trong tham gia cải cách hành chính của thành phố.

Bài, ảnh: QUỐC THÁI

Chia sẻ bài viết